前 言
你用什么總結(jié)項(xiàng)目，Word、PPT還是視頻？我之前給大家介紹過思維導(dǎo)圖、、斧子演示的一些用法，都是很好的總結(jié)呈現(xiàn)工具，今天我們聊聊畫圖。
畫圖固然是為了好看，視覺上的沖擊加深印象。更重要的是，圖像模型帶來的“潛臺(tái)詞”，有意想不到的效果：內(nèi)容表達(dá)一層邏輯+模型表達(dá)深一層邏輯
有設(shè)計(jì)師的部門很幸福，他們往往能拿著你的手繪草稿，用一張美觀的圖就繪制出你一份PPT能表達(dá)出的全部核心意思并貼在卡座，也就是我們常說的全景圖——一張圖看懂***。沒有設(shè)計(jì)師的部門員工一拍腦袋，哎呀我不會(huì)AIvisio流程圖 去背景色，怎么辦呢？
在此，安利一款門檻較低的軟件——Visio。它對(duì)于很多項(xiàng)目管理和IT從業(yè)人員，耳熟能詳。因其功能貼合使用者操作習(xí)慣的智能性，能讓不具備設(shè)計(jì)能力的一般員工，獲取更快的速度和更高的效率，省去紙上打草稿的時(shí)間，再也不用擔(dān)心“我家美工不在家”。
★ 目錄 ★
01
工具欄簡(jiǎn)介與繪制前步驟
02
幾種個(gè)人偏好的常用模型
03
操作QA
以下內(nèi)容，請(qǐng)務(wù)必在 Visio開啟狀態(tài)下逐步操作。
01
工具攔簡(jiǎn)介與
繪制步驟
推薦版本專業(yè)版。因?yàn)槲页Ｓ玫墓δ鼙容^基礎(chǔ)，比起之前使用的2007版本，從視覺設(shè)計(jì)上的專業(yè)度和美觀度更高。
a
新建文檔
圖1
新建有兩種模式，一種是空白文檔，一種是帶模板文檔。如果你對(duì)于要繪制的大框架有明確的目標(biāo)意識(shí)（比如“我要畫個(gè)組織架構(gòu)”），可選擇模板。
但對(duì)于新手而言，建立空白文檔有利于快速練手，點(diǎn)擊圖1中標(biāo)記位置，默認(rèn)的空白文檔是A4豎屏的尺寸，即常規(guī)打印大小。
圖2
為了避免尺寸不對(duì)，導(dǎo)致反復(fù)修改，在繪制之前，務(wù)必調(diào)整畫布參數(shù)。有如下方法——
（1）按住ctrl鍵，鼠標(biāo)移到畫布邊緣，指針會(huì)變?yōu)榇笮≌{(diào)整的狀態(tài)，進(jìn)行自定義修改；
（2）或者，設(shè)計(jì)-紙張方向+紙張大小（圖2紅色標(biāo)記），根據(jù)打印大小調(diào)整，采用系統(tǒng)默認(rèn)的數(shù)值，可以使成品打印更美觀。
畫布上的虛線（圖2綠色框線），是打印頁(yè)面邊緣。為畫圖方便，一般一張圖生成一張頁(yè)面。如果需繪制多張相關(guān)圖片，建議再下方添加多頁(yè)（圖2藍(lán)色標(biāo)記）。
我畫圖習(xí)慣使用A3大小橫屏畫布，一則防止A4紙繪制后，同比例放大打印清晰度不夠；二則是橫屏比起豎屏更符合大腦皮層識(shí)別全景的習(xí)慣（見歷史文章《從我做起，預(yù)防90后中年癡呆…》，此處不加贅述）。
b
風(fēng)格設(shè)計(jì)
除了畫布大小，預(yù)設(shè)風(fēng)格也能提升整體畫圖的效率，即圖3中紅色標(biāo)記區(qū)域。
圖3
主題視圖可以一鍵替換圖標(biāo)用色風(fēng)格，對(duì)于我這樣有先天配色障礙的玩家格外有用。右側(cè)邊框和標(biāo)題也可以提前預(yù)設(shè)風(fēng)格。但我本人不愛使用邊框標(biāo)題頁(yè)，懶和工作習(xí)慣不好是一方面，另一方面是我有個(gè)人偏好的替代方案，稍后會(huì)說。
在透明畫布上，會(huì)出現(xiàn)比PPT細(xì)密的網(wǎng)格線，方便素材堆積時(shí)瞄準(zhǔn)，這點(diǎn)非常重要！！！根據(jù)比例尺大小，網(wǎng)格線疏密程度也會(huì)隨之變化。如果沒有網(wǎng)格，請(qǐng)點(diǎn)擊“視圖-顯示-網(wǎng)格”。
c
形狀導(dǎo)入
“形狀”等同于PPT中的文本框+形狀+剪貼畫+smart art等一系列的功能總和。是內(nèi)容的重要組成部分。
形狀的選擇在圖4界面畫布左邊，如果新建時(shí)選了模板，此處會(huì)出現(xiàn)自帶的形狀。但一些打開空白文檔的同學(xué)，現(xiàn)在則很蒙圈：你說啥？它在哪？
你們需要手動(dòng)導(dǎo)出。針對(duì)不同的圖表類型，可以導(dǎo)出不同的形狀類別。
圖4
鑒于開太多形狀會(huì)影響找圖速度，所以我有篩選性地長(zhǎng)期處于開啟狀態(tài)的使用的形狀，參考如下：
表1
d
框架搭建
框架搭建指的是整個(gè)畫布要繪制的內(nèi)容的總體框架是什么。我工作習(xí)慣，一般只喜歡用N*M的矩陣構(gòu)建全景圖，傾向于用“跨職能流程圖形狀”（位于“形狀-流程圖”）來替代，因?yàn)樗詭?biāo)題。這就是我剛才說不愛預(yù)設(shè)標(biāo)題的原因。
圖5
圖5中，左下紅色標(biāo)記的泳道拖動(dòng)到畫布，會(huì)出現(xiàn)橫向分布或縱向分布的帶標(biāo)題的泳道。
需要注意的是，用這個(gè)模板盡管很快捷，但分隔符和泳道一定是觸及邊緣（不能任意拖動(dòng)），只能是絕對(duì)分割，如果你想搭的框架，根本不適合矩陣，不建議使用這個(gè)模板。
e
內(nèi)容填寫
Visio的基礎(chǔ)內(nèi)容由幾塊構(gòu)成，包括剛才的形狀在內(nèi)，有三大主要元素，其插入方式如下——
到了這里還在堅(jiān)持往后看的人，一般技術(shù)都還可以。為了幫助大家加快手速，我們著重聊幾個(gè)很多人不太用的功能。
首先是外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入替代手打文字。
數(shù)據(jù)是很多圖表呈現(xiàn)的基礎(chǔ)，我們?cè)谧鯬PT時(shí)也體驗(yàn)過把Excel的數(shù)據(jù)直接在PPT生成圖表，但最后發(fā)現(xiàn)，挺難看的，還不如在Excel生成好再粘過來。相比之下，Visio在這方面，算是很慈祥和寬容了。
圖6
圖6是Excel導(dǎo)入的邏輯，“數(shù)據(jù)-自定義導(dǎo)入”可以一鍵實(shí)現(xiàn)Excel、等重點(diǎn)數(shù)據(jù)在圖表上的呈現(xiàn)，勾選的字段會(huì)全部碼在一組元素里，“高級(jí)數(shù)據(jù)圖形”可修改元素圖形，一鍵美化。避免花費(fèi)太長(zhǎng)時(shí)間在作圖上，違背Visio提升效率的本意。
其次是形狀顏色。
圖7
在圖7中模板會(huì)自帶配色，可以選擇，顏色選取不宜太多，我總結(jié)了幾個(gè)良心干貨：
（1）A3打印最耐看的模板，標(biāo)題16號(hào)字體深底白字，標(biāo)題備注10號(hào)字體白字、主流程標(biāo)題10號(hào)字體深底白字、解釋性文字8號(hào)字體淺色塊不加邊灰字。
（2）同一層級(jí)的內(nèi)容用同一模板，大塊的形狀效果（浮雕、透視、陰影等）保持一致性；字?jǐn)?shù)多的形狀無外框淺灰色塊深灰字；
（3）重點(diǎn)細(xì)節(jié)內(nèi)容用最“彪”的顏色。
以此保證看圖的人，第一次聚焦在標(biāo)題上、知目的，第二次聚焦在“主流程”上、知邏輯，第三次聚焦在“重點(diǎn)內(nèi)容”上、知要點(diǎn)。
題外話：
我小時(shí)候床旁邊有個(gè)黑白相間花紋的桌子，我周末懶覺日常，就是看著黑色和白色，讓眼神交替失焦，每次交替我都會(huì)做一些聯(lián)想。。不知道你們小時(shí)候玩不玩這種無聊的游戲。這個(gè)故事沒有特殊的目的，就是覺得對(duì)比度強(qiáng)烈的顏色，會(huì)給人留下格外深刻的印象。
最后，一般形狀中的菱形、箭頭等素材，都可以縮小之后，變成標(biāo)題的起始符號(hào)，這樣可以避免圖片空洞，不要拘泥于圖標(biāo)本來的用法。
f
整體調(diào)整
你們畫完之后，可能會(huì)有一個(gè)核心問題：
我知道留白好看……但好看的留白需要審美能力，我反正沒有。
很多人會(huì)選擇調(diào)整形狀之間的疏密程度來解決問題，這不失為一種方法。但是這種改疏密的辦法可能整體布局都要調(diào)，而且同一類元素疏密程度不同也不好看。
在保障元素疏密程度一樣的情況下，填補(bǔ)小素材可以改善這個(gè)問題：
需要注意的是，實(shí)景圖片色彩比較雜，很容易與畫面格格不入。一般情況下，圖片里最“彪”的顏色和畫面色系一樣即可，或者在上面蒙一層白色50%蒙版（深色背景則蒙黑色）。
圖8
如圖，三塊空白，右下空白面積較小，可以不必理會(huì)。右上角比較適合插入小圖標(biāo)填充。左下角可選擇不變，也可以選擇一些無關(guān)素材填充。
題外話：
我非常喜歡，你們?nèi)ピ诰€素材里面搜索一下“學(xué)”字，會(huì)出現(xiàn)很多好看精致的小圖標(biāo)。
待到版面OK，加入背景，會(huì)讓圖片更為得體。
g
保存使用
點(diǎn)擊另存為，可保存圖片。一般情況下，按照?qǐng)D9保存方式，會(huì)得到高清的版本。但需要注意的是，如果并未添加背景模板，需額外添加打印時(shí)背景色（圖9右上）。
圖9
另外，將繪制好的源文件全選，可直接插入PPT，會(huì)保留圖片可修改屬性，整體還不會(huì)產(chǎn)生例如Excel表格導(dǎo)入PPT時(shí)的形變和異常。在繪制復(fù)雜全景圖時(shí)，首選Visio繪制，而非在PPT里直接畫圖。
02
幾種個(gè)人偏好的
常用模型
搭建模型較強(qiáng)的同學(xué)，可以根據(jù)實(shí)際情況自行建立，保持全圖的和諧即可。
我只推薦幾種我用起來比較順手的大框架，希望幫大家減負(fù)。
a
全景矩陣
全景矩陣我剛才已經(jīng)說得差不多了，把這篇文章的前半部分邏輯正好也做了圖10。
圖10
框架搭建、內(nèi)容和美化都并不完善，但我盡量讓它含蓋了上述所有技巧點(diǎn)，比如——
我喜歡矩陣，但本文的內(nèi)容并不太適合用流程圖展示。這說明任何方便的東西都有它的局限性，這一點(diǎn)一定要端正心態(tài)。
我介紹另外幾種我用Visio比其他軟件繪圖更方便的模板給大家。
b
魚骨圖+注釋
魚骨圖在“因果圖形狀”里面，是思維導(dǎo)圖的一種。不過思維導(dǎo)圖更多用來發(fā)散，其發(fā)散點(diǎn)和枝椏的因果性并不強(qiáng)烈。
題外話：
說到思維導(dǎo)圖，昨晚有朋友問我為什么不用x-mind。
第一是我歷史文章發(fā)過思維導(dǎo)圖了，不想寫第二次；其次是每個(gè)人有自己偏好的工具，只要能用熟提高效率，也不拘用什么；最重要的是，我自己真沒覺得x-mind在畫圖方面比Visio好用。
另外我無意間百度到了一款“億圖圖示專家”，示意圖挺好看但我沒用過（我還因?yàn)镻R職業(yè)病，怕網(wǎng)上的稿子是買的…），如果你們有興趣也可以試試。
而魚骨圖的使用，可以幫助閱讀者一眼研判出魚骨與魚嘴的因果關(guān)聯(lián)性，而非一般關(guān)聯(lián)性。也就是做到我開頭說的“內(nèi)容是第一層邏輯，圖形本身是第二層邏輯”。
圖11
右邊放注釋欄，可以對(duì)圖進(jìn)行補(bǔ)充說明，左右結(jié)構(gòu)的內(nèi)容，能區(qū)隔核心內(nèi)容和輔助性內(nèi)容。
c
甘特圖
甘特圖適用于項(xiàng)目管理，可以自主選擇配置時(shí)間，在形狀-日程安排-甘特圖形狀。不瞞你們說，我最懶的一次visio流程圖 去背景色，甘特圖都是用PPT直接畫的…
圖12
d
復(fù)合圖表
復(fù)合圖表，我還是選擇用矩陣搭框架。各個(gè)板塊內(nèi)容可以自行繪制，比如四象限圖、維恩圖等。“形狀-商務(wù)-圖表和圖形-營(yíng)銷圖表”的運(yùn)用，將極快提升繪圖速度。
★ 工作用圖、非私人行為，不便放置大圖，大家感受一下即可。
三條毛毛蛇
03
來自高頻活躍粉絲的
常見QA
Q：我插入了一個(gè)“缺角的方框”，在編輯文字時(shí)，因?yàn)樘啵绯隽诉吙颍?qǐng)問在哪里調(diào)整？
——網(wǎng)友S小姐
A：如圖所示工具欄。選中待改素材，在此狀態(tài)下可修改素材內(nèi)文本框的大小，將文本調(diào)整到素材之內(nèi)。尤其適用于不規(guī)則圖形。
Q：為什么我要打印的時(shí)候，沒有拉動(dòng)頁(yè)邊距的選項(xiàng)？
——網(wǎng)友W小姐
A：選項(xiàng)是有的，在“文件-打印-頁(yè)面設(shè)置”里面。我沒有試過拉動(dòng)邊緣直接打印，應(yīng)該是沒有這個(gè)功能，但是可以修改頁(yè)面尺寸和打印尺寸的大小。我個(gè)人建議，先導(dǎo)成圖片再打印，也方便檢查，少浪費(fèi)紙張。
Q：泳道ctrl+c/v復(fù)制之后沒有新建泳道，而是完全新建了一個(gè)帶標(biāo)題的大圖。
——網(wǎng)友J小姐
A：這樣復(fù)制是沒有問題的，且?guī)е鴥?nèi)容的泳道很像PS中的“組”，能完整復(fù)制其中的內(nèi)容。出現(xiàn)問題的原因是你沒有精確選中泳道，選中后復(fù)制，拖曳契合就好了。
再?gòu)?qiáng)調(diào)一下，所有方案的東西都有一定的局限性，Visio并不是全能的。本文是希望大家能多一些嘗試，找到適合自己的方法提升工作效率，不要為了用工具而用工具。
其他相關(guān)問題歡迎后臺(tái)留言，我將盡量解答，集中問題將持續(xù)更新并放置在自定義界面。若想針對(duì)辦公軟件、提升辦公手速等內(nèi)容進(jìn)行深度交流探討，或者有不想看的工具書讓我?guī)兔﹂喿x理解并輸出，歡迎持續(xù)關(guān)注公眾號(hào)并后臺(tái)私信~~~
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