前兩篇總結文章里給大家介紹了如何用Excel導入外部各種格式的數據，這一篇和大家一起總結一下數據輸入的一些技能和技巧。
二、數據輸入
1.在需要輸入數據的單元格上按，就可以在單元格下方顯示一個包含該列已有信息的下拉列表。
注意：1）此技能只能針對文本類型數據 2）若本列有空格的話，只會顯示空格以下的內容
2. 大家都熟悉Excel的自動填充功能，自動填充除了能自動填充比如數字、日期、星期等一些系統默認的序列之外，我們自己還可以自定義自動填充的序列。
1）【文件】---【選項】---【高級】
2）有一個編輯自定義列表按鈕
同時我還發現此高級對話框里有好多好多可以設置的內容，這一點又體現了Excel的強大！
3. 自動填充還有一個鮮為人知的小技巧，就是可以幫助用戶進行簡單的數據預測和分析。只需要選中之前數據繼續往下拖拽即可。
4. 除了拖拽填充柄填充表格內容之外，雙擊填充柄也可以自動填充。雙擊填充柄對于公式的填充尤為方便。就是這個功能有一個局限，若有空白單元格，雙擊之后內容只會填充到空白單元格上面的單元格。
5. 在Excel里正確輸入分數：在分數部分與整數部分添加一個空格。若是只有分數部分，整數部分的0不能省略。0 1/4,1 2/3 等
6. 在輸入數據的時候，按住，可以對單元格格式進行設置。
7. 快速輸入特殊符號：【插入】-【符號】
8. 輸入身份證號碼：1）數字之前輸入半角單引號2）將單元格格式設置為文本。本技巧也適用于信用卡賬號，零件編號等較長數字的輸入。
9. 自動更正的妙用：這個功能不但能幫助用戶更正一些錯別字以及英文等的拼寫錯誤，而且還可幫助用戶快速的輸入一些特殊字符。
【文件】-【選項】-【校對】-自動更正選項
更為可喜的是，“自動更正”功能很大程度上是允許用戶自定義的。也可以設置成比如一些英文單詞比較長，我們只需要設置輸入2個字母既可以自動更正出整個單詞。
另外，熟悉一下Excel默認的更正選項哦，這是隱藏的小秘密哦。
打開自動更正對話框快捷鍵：依次按下Alt、T、A
注意：在Excel中創建的自動更正項目也適用于的其他程序，如Word、中。同樣的，其他程序中創建的自動更正項目也適用于Excel程序。
10. 多臺計算機共享自定義的自動更正項目并不難，將“.acl”文件復制粘貼到目標計算機對應的用戶配置文件路徑下，就實現了自定義更正項目從一臺計算機到另一臺計算機的移植共享。
默認情況下，“.acl”文件位于“C：\\ \ 14\”
以上便是關于數據輸入一些小技巧，下面我們聊一聊數據驗證的小技巧
三、數據驗證
Excel中對數據驗證的技巧，主要是對數據有效性的使用，通過對數據有效性對話框里不同條件的設定來驗證。
注意，數據有效性規則僅對手動輸入的數據能夠進行有效性驗證，對于單元格的直接復制粘貼或外部數據導入無法形成有效控制。
數據驗證還可以使用公式進行條件限制。
只輸入整數
1）【數據】-【數據有效性】-設置選項卡
2）進入設置選項卡后，有效性條件中允許：自定義公式：=D2=INT(D2)
注意這里最開始的時候只是對一個單元格進行設置，可以采用之前提到過的雙擊填充柄或者拖拽鼠標進行格式復制。這樣選中的內容都會有相同的格式。
講到這里大家可能有一些還不是很明白的地方，以下解釋一下數據有效性的自定義公式的工作原理：
1） 所使用的公式通常返回的結果為邏輯值或整值。
2） 當公式返回邏輯值True或返回不等于0的數值時，此單元格允許輸入；當公式返回邏輯值False、數值0或產生錯誤值的時候，此單元格不允許輸入。
3） 基于2），在這里所使用的公式通常會引用本身所在的單元格作為參數。
4） 當同時選中多個單元格批量設置有效性公式時，公式中只需要以相對引用的方式來引用當前活動單元格地址即可。
除了使用“=D2=INT(D2)”以為，至少還有以下2種公式適合用于對D2單元格的整數限制：1）=MOD(D2，1)=0 D2除以1的余數2)=(D2，1)=D2 D2除以1以后的整數商
對于此我們可以舉一反三：
1） 如果需要在此基礎上限定只能輸入正整數，公式可以為：=（INT(D2)=D2）*(D2>0)
2） 如果需要限定輸入的整數位數，例如只輸入3位以下的正整數，公式可為：=（INT(D2)=D2）*(D2>0)*（LEN(D2)0)*（D2
2. 只能輸入文本
只能輸入文本的公式有以下幾種：
1）=(E2) 這是一個信息類函數，可以判斷其中的參數是否為文本。
2）=E2&””=E2 通過與空文本的連接來形成一個文本的強制轉換，然后與轉換前的數據進行對比來判斷原數據是否為文本
3）=TEXT(E2，”@”) 用TEXT函數來實現文本的強制轉換
若限定在此基礎上希望限定單元格中只能輸入英文字母，可以把公式修改為：
1）=NOT(EXACT(UPPER(E2),LOWER(E2))) UPPER函數可以返回英文字母的大寫，LOWER函數可以返回英文字母的小寫，EXACT函數可以在區分大小寫的條件下對兩個字符串進行對比。通過對輸入文字的大小寫進行對比，如果大小寫不相同，就可以判斷屬于英文字母；而對于數字、符號和中文字符等數據來說，由于本身不區分大小寫，因此會得到另外一種判斷結果。
需要留意的是，這個公式不能排除邏輯值的輸入。
如果希望限定單元格只能輸入中文字符，可以考慮使用以下公式：
=LENB(E2)LEN(E2)
或者
=(E2)=ASC(E2)
這兩個公式都是利用了中文字符是雙字節字符這一特性
第一個公式中的LEN函數可以返回字符串的字符個數，而LENB函數可以返回字符串的字節個數，對于雙字節字符來說，這兩個函數的運算結果剛好是兩倍的關系，而對于單字節字符來說，這兩個函數的結果完全一致。
第二個公式中的函數可以將半角字符轉換成全角字符，ASC函數則可以將全角字符轉換成半角字符，對于中文字符來說都是全角字符，因此在轉換前后完全一致。
但這兩個公式都有一定的局限性，除了允許中文字符輸入以外，對于一些中文符號如。、也不會阻止輸入，而且這兩個公式只適合中文環境的系統。
3. 只能輸入數值
=(F2)
函數可以判斷其參數是否為數值，今兒排除掉文本、邏輯值和錯誤值。
如果需要在此基礎上增加數值范圍的限定，例如允許輸入2000~5000之間，可以把公式修改為=（F2-2000>0）*(F2-5000
由于文本數據不能直接與數值進行四則運算，因此這個公式不需要再疊加。
4. 限制重復錄入
=($C$2：$C$16，C2)=1
函數可以統計某個數據在單元格區域中出現的次數，如果次數超過1就表示這個數據有多次出現的情況，可以據此來限定單元格數據的重復錄入。
雖然這個公式填寫在數據有效性對話框里，但與單元格中直接輸入公式一樣需要考慮相對引用和絕對引用的問題。在這個例子當中其他用戶已經限定了可以輸入單元格的數值，函數的第一個參數使用絕對引用，表示檢驗是否出現重復的單元格范圍始終保持不變，而第二參數使用相對引用，表示每個單元格是針對本單元格當中的錄入數據進行檢驗。
5. 只能輸入身份證號碼
如果要設置某一列只能輸入18位的身份證號碼并且不能出現重復的身份證號碼，可以通過以下公式設定：
=（LEN(B2)=18）*(($B$2：$B$16，B2&”*”)=1)
LEN(B2)=18用于限定單元格中必須輸入18位長度的字符串，由于18位身份證號碼有存在全數字或者帶字母x的情況，因此沒有在這里加入數據類型的限定。
(($B$2：$B$16，B2&”*”)=1 與4中所提到的公式類似，用于判斷單元格中的數據是否只出現了一次。
這里之所以沒有直接使用=($B$2：$B$16，C2)=1來判斷，是由于EXCEL當中對數值的計算精度為15位，而身份證號碼是18位，使用后面找個公式會把所有前15位相同的號碼視為相同數據，從來造成誤判。
而使用“B2&”*””來作為函數的第二參數，可以讓函數以文本的方式來對數據進行重復性對比計數，從來避免了由15位精度所引起的錯誤情況。
6. 限制只允許連續單元格錄入
在表格輸入時，要求在同一列中必須連續輸入，上下數據單元格之間不能留出空白單元格，可選定A2，設置=(A2，-1，)””公式，在A1單元格以外的A列單元格區域都應用此有效性公式以后，在A列輸入數據時必須一個單元格接著一個大暖閣連續輸入其他用戶已經限定了可以輸入單元格的數值，否則就會自動提示錯誤。
公式的函數是一個引用函數，它在公式中以A2單元格為基準，在行方向上向上偏移一格進行引用。
7. 在輸入時提供下拉式菜單
配置這種功能有以下幾種情況：
1） 若下拉選項較少，可直接在來源中輸入選項
這里需要注意的是來源里的逗號是半角逗號。
2） 使用單元格引用作為序列來源
這種方式就是直接選中所有下拉選項所在的列內容，但是不能避免重復問題。
3） 剔除重復的下拉選項
之前的共享文章里已經提到過這個技能，提示一下，是采用數據透視表哦。
8. 設置二級下拉菜單
上圖的表格是某淘寶店在某個省內的快遞發貨記錄表。其中的C列和D列分別需要填寫寄送目的所在的地級市和區縣。為了方便這些數據的填寫并且避免人為的錯誤，希望使用下拉菜單的方法來提供輸入選項。
其中選擇C列的時候能夠顯示各個地級市的可選項，而選中D列的時候要能夠根據C列所選擇的不同地級市來自動顯示所對應的縣市列表。
我們先來看一下存放二級下拉菜單的表格：
第一步：選中C2：C16，【數據】---【數據有效性】
第二步：來源：點擊右邊的單元格選中二級菜單表格的A1:K1首行。
第三步：選定D2：D16單元格區域，在【數據】選項卡中單擊【數據有效性】按鈕
第四步：來源：=(菜單項！$A$2,,MATCH(C2,菜單項！$A$1：$K$1,0)-1,((菜單項！$A:$A,,MATCH(C2,菜單項！$A$1:$K$1,0)-1))-1)
這個公式當中通過MATCH函數來找到C列中輸入的地級市在菜單項工作表中位于第幾列，然后再用函數來對這列當中的縣市單元格區域進行引用。函數的作用在于統計這列當中非空單元格的數據，以此作為函數中的“高度”參數，避免在下拉菜單當中出現空白項。
這個公式還沒完全理解，更別說舉一反三了，等后面專門學習函數的時候再回過頭來看一下。
9. 根據輸入內容動態更新下拉選項
如圖顯示了某家企業制作的發展開具信息記錄清單，其中會記錄開票日期、客戶名稱、發票金額和開票人等信息。由于許多企業的全稱很長，為盡量避免輸入中的錯誤同事使輸入操作方便，希望在C列的單元格中提供下拉菜單來進行選擇輸入。但是由于客戶單位比較多，如果全部顯示在下拉菜單中在選擇時也會比較耗費時間，因此希望能夠先輸入部分關鍵字符然后根據這些信息來提供與此相關聯的企業名稱列表。
假定企業名稱列表如圖：
這只是部分內容，名稱真的很多很多……
第一步：在第一張圖標中表格的右邊建立一個輔助列，來顯示與C列中所輸入的關鍵詞相關的所有企業名稱。可以再G2單元格當中輸入以下數組公式并向下復制填充，填充的結束位置至少與存放企業名稱的sheet所存儲的企業名稱的行數保持一致。
=INDEX(企業名錄！A:A,SMALL(IF((FIND(CELL(“”),企業名錄!$A$2:$A$1000)),ROW($2:$1000,4^8),ROW(A1)))&””)
CELL(“”)可以獲取當前活動單元格中的內容，如果在C列當中輸入關鍵詞，公式就能從中獲取到關鍵詞的內容。然后通過FIND函數在企業名錄中查找包含此關鍵詞的所有匹配項，通過INDEX函數得到完美的列表，最終存放在這個輔助列當中。
公式在輸入完成以及填充完成時可能會出現循環引用錯誤的警告窗口，這是正常現象，繼續操作即可。
第二步：選中C2：C16，通過數據有效性設置公式：
=($G$2，,,($G:$G,”?*”)-1)
第三步：由于輸入關鍵詞以后需要有一個暫時完成輸入的動作，以便于讓G列的公式可以開始關鍵詞的查詢工作，而此時不完整的信息輸入有可能造成數據有效性的錯誤警告，因此需要關閉數據有效性中的出錯警告功能。
【數據】-【數據有效性】-【出錯警告】
注意：如果為了美觀考慮，也可以將G列的輔助列放置到其他工作表中隱藏起來。
10. 設置數據有效性的提示信息
當單元格中通過數據有效性設置了限制條件以后，用戶在輸入不符合條件的數據時，默認情況下會自動彈出警告窗口阻止用戶輸入。
但是，這個窗口并沒有告知用戶到底是哪里不符合要求，除了進行有效性設置的用戶以外，其他用戶不容易很快的弄清楚到底這些單元格當中允許輸入什么樣的數據。
因此，從交付的友好型角度出發，可以考慮在數據有效性設置中增加一些提示信息以便于用戶理解和規范地使用。
第一步：選中目標區域，【數據】-【數據有效性】
第二步：單擊【設置】選項卡，設置目標單元格所要求的條件；
第三步：單擊【輸入信息】選項卡，勾選【選定單元格時顯示輸入信息】，然后在【標題】文本框中輸入“規則”，在【輸入信息】文本框中輸入具體需要顯示的提示信息，比如“本單元格允許輸入0.75~1之間的數值”
第四步：單擊【出錯警告】選項卡，勾選【輸入無效數據時顯示出錯警告】，然后在【標題】、【錯誤信息】中輸入你想要提示的信息。
舉一反三又來啦，看下面，樣式是不是可以給出更多結果呢？考慮考慮吧
11. 僅僅復制和更改數據有效性
數據有效性的設置信息保存在每個單元格中，可以隨單元格一同復制和粘貼。如果希望在復制過程中僅僅傳遞數據有效性信息而不包含單元格中的數據和格式等內容，可以使用“選擇性粘貼”功能來實現。
12. 若要批量修改具有相同數據有效性的單元格格式，可以只選定一個然后在數據有效性對話框里勾選“對有同樣設置的所有其他單元格應用這些修改”。