相信你一定使用過 ，也知道它提供了豐富的郵件和日歷功能。但是，真正能被你利用起來的功能又會有多少呢？
在本文中，將通過 5 個看似平常卻又實用性極強的 功能來進行啟發式探索，讓你學會從需求場景的角度來理解功能的真正價值。
技巧 1：自動化標記日歷項顏色
當你打開 日歷視圖時，你會看到，所有的日歷項默認都會顯示為同一種顏色。你只能通過閱讀每個日歷項中的文字內容來了解它屬于哪種類型的事件。如果日歷項很多，你該怎樣快速區分出哪些是特別重要的事情呢？例如，重要領導安排參加的會議。
為了一眼看出 日歷中的每個日歷項都是哪種類型的事件，或者說是一眼就能找出最重要的事件，你可以借助顏色分類來明顯標識這樣的日歷項。但是，手動設置顏色又過于麻煩，而且容易出錯。
但實際上條件格式使用公式， 已經為你提供了自動化標記日歷顏色的能力。例如，你要把重要領導安排你參加的會議一次性全部自動標記為紅色。這時，你就可以借助 中的“條件格式”視圖設置來達到目的。
首先，在 日歷視圖中，依次打開“高級視圖設置：日歷”對話框和“條件格式”對話框，在這里，添加一個條件名稱，并給它賦予一種顏色。
接下來，通過在“條件格式”對話框中單擊“條件”按鈕，開始設置具體的判斷條件。由于你的目的是通過條件找到“重要領導安排你參加的會議”，因此，你要在“篩選”對話框的第一個選項卡中把“組織者”設置為這為重要領導。
此時，你就會在 日歷視圖中清楚地看到哪些會議是重要領導者安排的了。
當然，除了將使用指定顏色標記重要領導安排你參加的會議之外，你還可以利用上述方法來滿足其他更多自動化顏色分類需求。
例如，你的公司有一個會議室位于距離你的座位較遠的地方，你希望在該會議室召開的會議能夠引起你的注意，因為你需要提前出發前往該會議室。這時，你就可以創建另一個條件格式規則，指定另一種顏色，并在“篩選”對話框中將會議地點是否包含特定字符串作為篩選條件。
這種基于“條件格式”的自動化日歷項顏色標記方法具有自主設定、可操作性強的優點，你可以根據日歷項的任何共性特征來自動化標記它們的顏色。
技巧 2：發送閑/忙時間日歷
當你的客戶或外部合作伙伴要安排你參加會議時，雖然他們可以使用 中的日程安排助理來確定他們自己人的閑/忙時間，但是，他們并不知道你這個外部人什么時間有空。這時，你們之間就很可能會通過反反復復的電話或電子郵件溝通來確定一個大家都有空的時間。
既然這樣，你為什么不把自己的 日歷發送給他們一份呢？當然，你只提供閑/忙時間就可以了，不必透露其他任何細節。
首先，你要新建一封郵件，在新郵件窗口的“插入”選項卡中，選擇添加日歷。在“通過電子郵件發送日歷”對話框中，指定你要發送哪個時間段內的日歷。如果你不希望工作不影響到個人生活，記得選中“只顯示我工作時間內的時間”復選框。
接下來，如果你不確定你是否已在 中正確設置了工作時間，可以單擊“設置工作時間”鏈接，以便確認當前的工作時間是否已經正確設置。
然后，你要決定打算向收件人展現哪些日歷細節，默認選項是“僅可行性”，它的意思是僅將你在指定時間段內的閑/忙時間信息發送給對方，而日歷上的任何工作內容信息都不會暴露出去。
最后，你就可以放心地把自己的日歷添加到郵件中去了。
技巧 3：快速完成常用郵件操作
你可能會注意到，當你將鼠標指針指向“收件箱”中的任意一封郵件時，該郵件項的右上角就會默認出現一個紅旗圖標（即“標記為待辦事項”）和一個垃圾桶圖標（即“刪除項目”），這些圖標叫做“快速操作”。
你可以根據自己的郵件處理習慣來自定義這些按鈕，以便快速執行對你自己來說最常用的郵件處理操作。
首先，在 功能的“開始”選項卡中，打開“設置快速操作”對話框。
接下來，在“快速操作”對話框中，將兩個快速操作指定為你最常用的兩項操作。
現在，當你將鼠標指針指向郵件列表中的郵件時，就會看到你所指定的郵件處理操作選項了。
技巧 4：縮短默認的會議時長
當你在 中安排一次會議時，為了讓你更方便地設定會議時長， 在“結束時間”下來列表框中給出了一系列以半小時為間隔的默認會議時長選項，例如 30 分鐘、1 小時、1.5 小時、2 小時等。
但實際上，你的每個會議的時長不一定符合這種規律，例如，根據你的經驗，每周召開一次的團隊工作安排會議通常都在 20 分鐘以內，那么，你為什么要使用默認的 30 分鐘會議時長呢？
如果他們知道這個會議可以提前 10 分鐘結束，那么，他們每個人都可以把其他工作日程提前 10 分鐘；如果每個會議的時長都能有這種“精打細算”，那么，你的團隊成員就可節省出大量的時間來投入到實際工作中。這會幫助你形成一種高效利用會議時間的好習慣。
首先條件格式使用公式，打開“ 選項”對話框，切換到“日歷”選項卡。
在“日歷選項”區域中，選中“縮短約會與會議”，并確保它右側的下拉列表框中顯示為“提前結束”。
這時，你就可以設置會議時長少于 1 小時的會議要提前多少分鐘結束、會議時長為 1 小時或更長時間的會議要提前多少分鐘結束。
現在，重新創建一份會議，你就會看到默認的會議時長選項中增加了“大約 30 分鐘”、“大約 1 小時”、“大約 1.5 小時”、“大約 2 小時”等。
根據你剛剛的設置，所謂的“大約 30 分鐘”，就是 20 分鐘；而所謂的“大約 1 小時”，就是 45 分鐘。對于會議的受邀人員來說，他們只會看到會議的開始和結束時間分別是幾點幾分。
技巧 5：將郵件內容共享到 Teams
當你和你的團隊正在執行客戶項目時，這個客戶發來一封有關該項目的郵件，目的是提供一些補充資料或信息更新等，你很可能希望第一時間將其共享給其他團隊成員。往常，你會將這封郵件連同其附件一起轉發給他們。這樣一來，有關同一個項目的信息就分散在了 和 Teams 這兩個地方。
為了實現項目信息的統一管理，你需要將 中的郵件正文復制并粘貼到 Teams 團隊的頻道聊天，同時，還要將郵件中的附件文檔下載并上傳到 Teams 團隊的頻道文件庫。
但現在， 新增了“共享到 Teams”功能。你可以直接從 中一鍵共享到 Teams 團隊。當然，你有三種方式進行這種內容傳遞：僅郵件、郵件 + 附件或僅附件。
首先，在 中，選擇一封要發送到 Teams 團隊頻道的郵件，并單擊“共享到 Teams”按鈕。
接下來，你要在“共享到 Teams”對話框中，選擇要將該郵件共享到哪個團隊中的哪個頻道，選擇好后，你還可以決定是否要將郵件附件也一同共享到目標位置。
這時，你的團隊成員就可以在該頻道的聊天中看到你從 中共享到 Teams 的客戶資料了。
此外，如果你只打算將郵件附件中的文檔共享到 Teams 團隊，還可以直接將該文檔從 附件中拖放到 Teams 團隊頻道的聊天，即可快速完成文件共享。
總結
除了最后一個技巧介紹的是新功能外，前面四個并沒有涉及到很新的功能。實際上， 有很多功能所針對的應用場景尚未被發現。但是，當你真正了解了功能背后所針對的應用場景時，你就會驚訝地發現：原來它這么好用！
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