智慧檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的應(yīng)用
檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)在智慧檔案館建設(shè)過(guò)程中起著越來(lái)越重要的作用技術(shù)文檔管理系統(tǒng)，檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的運(yùn)用帶來(lái)了建設(shè)和運(yùn)營(yíng)成本的下降技術(shù)文檔管理系統(tǒng)，給檔案管理者和用戶(hù)都帶來(lái)了極大的便利。自20世紀(jì)90年代以來(lái)，計(jì)算機(jī)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)從微機(jī)單機(jī)版、海量光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)版、網(wǎng)絡(luò)版等不斷發(fā)展的漸進(jìn)過(guò)程。
其間,從最初的計(jì)算機(jī)輔助手工檔案管理,發(fā)展到檔案管理工作的8項(xiàng)基本內(nèi)容:收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢素、編纂、利用全部實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化、智慧化。通過(guò)計(jì)算機(jī)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用,檔案管理信息化不斷發(fā)展,檔案管理工作不斷得到創(chuàng)新。隨著信息高速公路的拓寬,數(shù)字化的數(shù)據(jù)、信息將滲透檔案管理的全過(guò)程,檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)是智慧檔案館實(shí)施的必備條件之一。
本章主體部分是筆者2019年6月發(fā)表于《黑龍江檔案》的《高校智慧檔案館建設(shè)一一從檔案翻譯系統(tǒng)的應(yīng)用說(shuō)起》一文。以檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)中的翻譯系統(tǒng)為研究對(duì)象論證檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)智慧檔案館建設(shè)的重要作用。
智慧檔案館建設(shè)背景下傳統(tǒng)的紙質(zhì)實(shí)體檔案、傳統(tǒng)的管理方式、傳統(tǒng)的服務(wù)方式都不能適應(yīng)現(xiàn)階段用戶(hù)對(duì)檔案館服務(wù)的需求。高校智慧檔案館依托高校智慧校園建設(shè),結(jié)合高校檔案館自身館藏,整合檔案信息資源實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)應(yīng)用智慧整合。智慧檔案館建設(shè)、發(fā)展離不開(kāi)智慧的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng),檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)中的翻譯系統(tǒng)突破了傳統(tǒng)的服務(wù)方式,實(shí)現(xiàn)了服務(wù)智慧化。
目前在檔案學(xué)術(shù)界還沒(méi)有關(guān)于智慧檔案館的統(tǒng)一的定義,有關(guān)高校智慧檔案館的概念界定在檔案學(xué)界也沒(méi)有達(dá)成一致,結(jié)合高校和智慧檔案館的特點(diǎn)我認(rèn)為高校智慧檔案館建設(shè)應(yīng)該以提升高校檔案管理rgba(184,224,252,0.637)和服務(wù)效益為導(dǎo)向,充分依托智慧校園平臺(tái),在高校數(shù)字檔案館建設(shè)基礎(chǔ)上結(jié)合高校檔案館自身館藏的特點(diǎn),整合檔案數(shù)據(jù)資源,改善信息服務(wù)模式,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)應(yīng)用智慧整合、檔案資源充分共享、檔案管理高效便捷、智能終端廣泛應(yīng)用,構(gòu)建長(zhǎng)效性高校智慧檔案館建設(shè)機(jī)制,提供在校師生、社會(huì)用戶(hù)基于局域網(wǎng)、校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)的全媒體檔案信息知識(shí)傳輸?shù)男滦蜋n案館。
一、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的背景
1978年,我國(guó)進(jìn)入了改革開(kāi)放的新時(shí)期,與國(guó)外的教育交流迅速發(fā)展,尤其是2001年中國(guó)正式加入WTO之后,標(biāo)志著中國(guó)對(duì)外開(kāi)放進(jìn)入了一個(gè)全新的階段,國(guó)家改革開(kāi)放政策極大地帶動(dòng)了出國(guó)留學(xué)生的派遣工作。國(guó)外學(xué)校一般要求留學(xué)生辦理相應(yīng)語(yǔ)種的成績(jī)證明、畢業(yè)證明、學(xué)位證明等相關(guān)檔案,這些檔案均由高校檔案館提供。外語(yǔ)類(lèi)院校培養(yǎng)了大量的外語(yǔ)專(zhuān)業(yè)人才,他們對(duì)出國(guó)留學(xué)、訪學(xué)、交流有著很大的潛在需求,大連外國(guó)語(yǔ)大學(xué)檔案館2016、2017年度辦理出國(guó)證明均在一萬(wàn)份以上。
學(xué)校現(xiàn)有10個(gè)外語(yǔ)語(yǔ)種,33個(gè)本科專(zhuān)業(yè),因?yàn)檎Z(yǔ)種、專(zhuān)業(yè)眾多,課程又分為必修課、選修課,選修課包括任選課和必選課,因?qū)I(yè)、年級(jí)、出國(guó)交換經(jīng)歷、選修課等因素的區(qū)別每一位畢業(yè)生的成績(jī)單都是不一樣的,之前在實(shí)際工作過(guò)程中,檔案館采用人工翻譯的方式,每一張成績(jī)證明的錄入、翻譯都需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間。
傳統(tǒng)的實(shí)體檔案,傳統(tǒng)的檔案管理及服務(wù)方式,老舊的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)已經(jīng)無(wú)法滿足用戶(hù)對(duì)檔案館智慧服務(wù)的需求。為此2018年大連外國(guó)語(yǔ)大學(xué)檔案館購(gòu)買(mǎi)了最新版的智慧化檔案管理應(yīng)用系統(tǒng),其中的翻譯子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了成績(jī)證明、畢業(yè)證明、學(xué)位證明、獎(jiǎng)學(xué)金證明等所有相關(guān)證明的系統(tǒng)自動(dòng)翻譯,實(shí)現(xiàn)證明文件的自動(dòng)生成,節(jié)省了工作人員手動(dòng)操作所耗費(fèi)的時(shí)間和精力,極大地提高了檔案館的工作效率,具有更加智能、更加規(guī)范、更加準(zhǔn)確、更加高效等優(yōu)勢(shì)。
二、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)體現(xiàn)了智慧檔案館的核心價(jià)值
高校智慧檔案館有檔案信息感知與協(xié)同處置的功能,綜合運(yùn)用先進(jìn)的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)和自動(dòng)控制技術(shù),構(gòu)建一個(gè)感知并根據(jù)預(yù)設(shè)方案和案例經(jīng)驗(yàn)等自動(dòng)處置檔案內(nèi)容信息、載體信息和管理信息的檔案綜合管理和控制體系,以提高檔案管理與檔案館運(yùn)行的效率和服務(wù)水平。
高校智慧檔案館建設(shè)目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案館管理、服務(wù)的智慧化,最大程度地發(fā)揮檔案的價(jià)值。雖然現(xiàn)在檔案學(xué)界普遍認(rèn)為智慧檔案館建設(shè)是通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等智慧技術(shù)和相應(yīng)的智慧設(shè)備反映和實(shí)現(xiàn)的。但是正如劉越男教授所說(shuō),智慧檔案館評(píng)價(jià)主體是老百姓,智慧檔案館強(qiáng)調(diào)以人為本,因此可以說(shuō)高校智慧檔案館的核心價(jià)值是為高校用戶(hù)提供智慧化的服務(wù)。
(一)促進(jìn)紙質(zhì)成績(jī)檔案的保護(hù)
檔案翻譯系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了直接從教務(wù)管理系統(tǒng)中的成績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)調(diào)用成績(jī)數(shù)據(jù),經(jīng)過(guò)相應(yīng)語(yǔ)種的課程名稱(chēng)字典庫(kù),可以直接生成需要語(yǔ)種的成績(jī)及證明,減少了紙質(zhì)成績(jī)檔案的使用頻率,避免了頻繁使用所造成的紙質(zhì)檔案損壞,延長(zhǎng)了檔案原件的使用年限,有效地保護(hù)了學(xué)校原始紙質(zhì)成績(jī)檔案。
(二)提升檔案服務(wù)智慧化水平
高校檔案館作為出具各類(lèi)證明的歸口部門(mén)可以依靠翻譯系統(tǒng)高效率地完成所有語(yǔ)種、所有類(lèi)型的翻譯,可以為出國(guó)學(xué)生提供“一站式”服務(wù)。既能確保檔案材料的真實(shí)性,杜絕材料弄虛作假等情況的發(fā)生,又能大大節(jié)約畢業(yè)生的時(shí)間、精力。翻譯系統(tǒng)運(yùn)行之前,檔案館工作人員手工制作一份中文成績(jī)單需要1小時(shí)左右,翻譯成其他語(yǔ)種需要3小時(shí)左右,效率低、錯(cuò)誤率高。翻譯系統(tǒng)運(yùn)行之后,畢業(yè)生辦理成績(jī)翻譯、證書(shū)翻譯等均可實(shí)現(xiàn)立等可取。（待續(xù)）