在團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目管理中，經(jīng)常會(huì)有很多大大小小的項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目又包括了很多二級事項(xiàng)，每個(gè)二級事項(xiàng)下又有多個(gè)任務(wù)，形成了一種一對多的關(guān)聯(lián)關(guān)系。像這種情況，如果不用專門的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，那么該如何用表格的形式來方便地對多個(gè)項(xiàng)目任務(wù)的進(jìn)展情況，進(jìn)行跟蹤記錄和管理呢？這在 表格中就很簡單。下面，我們就結(jié)合一個(gè)簡單的項(xiàng)目管理表來做幾點(diǎn)分享。希望能讓大家在工作中多一款效率工具。
先來了解下這款表格，是一款新型的協(xié)同表格和信息管理工具時(shí)間表路線圖任務(wù)書模板，它支持豐富的數(shù)據(jù)類型，能幫我們用表格的形式來方便地組織和管理各類信息，它還可以按照你的需要進(jìn)行擴(kuò)展，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化和業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化。如果說要做類比的話，它在信息的記錄和管理方面，要比 Excel 更加簡單易用。使用場景同樣非常靈活，項(xiàng)目管理就是其中之一。
下面就來看這個(gè)多項(xiàng)目任務(wù)管理表。
項(xiàng)目跟進(jìn)管理表說明
根據(jù)文章開頭提到的多項(xiàng)目任務(wù)情況，這個(gè)表格用于跟蹤管理多個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展，能把各項(xiàng)目的任務(wù)的進(jìn)展即時(shí)同步更新。表格通過4個(gè)子表，構(gòu)成了一個(gè)完整清晰的項(xiàng)目跟進(jìn)記錄表。負(fù)責(zé)人共享一個(gè)表，就可以看到整體項(xiàng)目任務(wù)的進(jìn)展情況。
表格使用了數(shù)據(jù)類型里的“鏈接其他記錄”，把幾個(gè)子表鏈接了起來，關(guān)聯(lián)上了有對應(yīng)關(guān)系的記錄。并在此基礎(chǔ)上，還實(shí)現(xiàn)了跨表的一些公式計(jì)算。來看下幾個(gè)子表：
一級項(xiàng)目表：記錄項(xiàng)目的名稱、狀態(tài)、詳情、負(fù)責(zé)人、預(yù)計(jì)完成時(shí)間、最近跟進(jìn)時(shí)間，和屬于該項(xiàng)目的二級事項(xiàng)（鏈接）、三級任務(wù)（鏈接），點(diǎn)擊鏈接記錄，就可以直接打開查看它在另一個(gè)表里的詳情。
同時(shí)，根據(jù)記錄的信息的需要，表格里的列使用了單選、長文本、協(xié)作人和文件等數(shù)據(jù)類型。把各類型的信息都組織到了表格里。
二級事項(xiàng)表：這個(gè)表用來記錄一級項(xiàng)目下的二級事項(xiàng)。同時(shí)也鏈接了二級事項(xiàng)下的三級任務(wù)。
三級任務(wù)表：每個(gè)二級事項(xiàng)下會(huì)有多少不等的任務(wù)，所以就用這個(gè)表來記錄，這些任務(wù)都鏈接著對應(yīng)的二級事項(xiàng)、一級項(xiàng)目。
待辦事項(xiàng)表：表里的待辦事項(xiàng)對應(yīng)著各自的三級任務(wù)，所以這個(gè)表和三級任務(wù)表也鏈接了起來。
通過“鏈接公式”獲取鏈接記錄表的某種值
在這個(gè)表格中，如果想在一級項(xiàng)目表中看到某項(xiàng)目下屬二級事項(xiàng)的最近一次跟進(jìn)時(shí)間、下屬三級任務(wù)的總花費(fèi)時(shí)間表路線圖任務(wù)書模板，該怎么辦呢？這就可以在使用“鏈接其他記錄”類型把子表鏈接起來并選擇關(guān)聯(lián)記錄的基礎(chǔ)上，用“鏈接公式”里的 來快速實(shí)現(xiàn)，不需要編輯函數(shù)，點(diǎn)擊選擇即可，非常簡單。
一級項(xiàng)目表中的“最近跟進(jìn)時(shí)間”，如下圖：
一級項(xiàng)目表中的“任務(wù)總花費(fèi)”，如下圖：
通過視圖來靈活整理和查看項(xiàng)目信息
這款表格有個(gè)很棒的視圖功能，它可以對同一個(gè)表同時(shí)提供多種表格視圖，每個(gè)視圖可以有不同的過濾、排序等條件（設(shè)置很簡單），設(shè)置條件后，表里已有和新增的數(shù)據(jù)就會(huì)自動(dòng)整理到符合條件的各個(gè)視圖里。我們就可以快速地在視圖間切換查看不同角度的信息了。如下圖：
除了表格視圖外，它還支持時(shí)間線、日歷、圖庫等更直觀的可視化形式，大家可以根據(jù)需要去選擇使用。
通過共享來靈活管控項(xiàng)目協(xié)作
項(xiàng)目管理表涉及到團(tuán)隊(duì)中的很多角色，每個(gè)角色的訪問協(xié)作權(quán)限也不盡相同。這就需要表格具有靈活的協(xié)作管控功能。我使用的這個(gè) 表格，它就具有非常靈活的協(xié)作功能：
1.可以把表格的只讀或可讀寫權(quán)限共享給個(gè)人，也可以直接共享到團(tuán)隊(duì)版中的某個(gè)群組。
2.如果通過“邀請鏈接”的方式來共享，它還可以設(shè)置表格密碼、自動(dòng)過期時(shí)間。
3.除了共享整個(gè)表格外，在團(tuán)隊(duì)付費(fèi)版中，它的“分享視圖”功能還支持共享表里的單個(gè)視圖給其他人、群組，能滿足很多精細(xì)化的協(xié)作場景。比如：
總結(jié)
根據(jù)記錄多項(xiàng)目任務(wù)的需求，我用 輕松搭建了一個(gè)完整清晰的多項(xiàng)目任務(wù)跟蹤記錄表，當(dāng)然，表格在數(shù)據(jù)上做了很多簡化，只是把它作為一個(gè)案例來分享。
其實(shí)用表格來管理項(xiàng)目任務(wù)，本就是一種很常見的選擇，因?yàn)楸砀癖旧砭途哂泻唵巍⒁子煤挽`活的特性。而這種特性，在 這款新型的協(xié)同表格身上更是得到了進(jìn)一步發(fā)揮。其中比較明顯的就是它的數(shù)據(jù)類型更加豐富，能幫我們組織各類信息到表格里。另外，在實(shí)現(xiàn)跨表關(guān)聯(lián)上，也比傳統(tǒng)的表格更簡單方便。其他像協(xié)作管控、統(tǒng)計(jì)分析、自動(dòng)化提醒和可擴(kuò)展等也比傳統(tǒng)表格更加靈活好用。大家在工作中可以多去體會(huì)。
