2.1.1文件系統方法
既然數據是信息系統的一個重要組成部分，數據的管理如此重要，那么在信息系統中應當如何管理數據呢?
文件系統是在計算機上存儲數據的最簡單方法之一。所謂的文件系統，是指計算機操作系統中負責管理和存儲文件信息的軟件。文件系統把各軟件應用程序使用的數據組合在一起作為文件，數據以“文件”形式可獨立于應用程序長期保存在外部存儲器上。文件系統成了應用程序和數據之間的接口，即應用程序通過文件系統對文件進行查詢、修改和插入等操作。
通常，組織的各個職能部門都會建立各自的信息系統，并且各系統都有相應的數據文件以存儲所需的數據。下面，我們以一所大學為例來說明文件系統的方法是如何管理數據的以及采用這種方法來管理數據會造成哪些問題。
一所大學的學生處(管理學生的注冊、學籍等)可能會開發處理學生注冊的軟件，它有自己的文件系統。這所大學的財務處(管理學生學費交納等)還可能開發管理學生財務賬戶的應用程序，它同樣有自己的文件系統。
假設學生處和財務處的信息系統都建立了存儲學生基本信息的文件。由于這兩個系統是分別建立的，所以它們只能從自己的文件中獲取數據，而不能很容易地共享其他應用程序的數據。因此，學生處的信息系統可能不知道學生是否繳納了本學期的學費。
某大一新生熊小炎住在武漢市珞瑜路55號，郵編為。在他剛進大學時，他把這個信息提供給了他所在大學的學生處和財務處，這樣每個辦公室的系統都需要將它的信息輸入一次，這個過程即插入數據。由于是人工輸入數據，所以在輸入數據時難免會出現錯誤，額外的數據輸入將產生更多的數據輸入錯誤，這稱為數據插入異常。
新學期開始后簡單文件系統的實現，學校開始評獎學金，準備給成績優異而家庭比較困難的同學以經濟上的幫助，這時，學生處的工作人員需要查詢熊小炎的個人信息，從數據文件中獲取其家庭收入狀況的信息，這一過程稱為查詢。
在第一學期結束后，熊小炎一家搬到了東湖開發區的陽光別院。他將這一信息告知學生處的工作人員，因此在學生處的信息系統中修改了他的地址，但卻忘記去財務處進行修改。現在這兩個系統中就有熊小炎的兩個不同的地址。更糟糕的是，由于這兩個系統不相互對話，所以，學校沒有辦法辨別哪個地址是正確的。這種不能共享數據的現象稱為更改異常。
四年后，熊小炎從大學畢業了，他在學生處辦理了相應的手續，以便他可以參加畢業典禮和拿到畢業證。但是，他又忘記通知財務處。這樣，在每學期開始時，財務處都認為熊小炎還是該學校的學生，因而給他寄去了學費賬單。這種沒有刪除冗余數據的問題則稱為刪除異常。
用文件系統方法管理數據的缺陷
通過上文的例子，可以看出，采用文件系統方法來管理數據，將會帶來了一系列的問題，如不能共享數據，安全性不夠以及會產生插入、更新和刪除異常等，總結如下:
數據冗余和數據不一致。所謂的冗余，是指多個文件中重復存儲了相同的數據，顯然這種重復是不必要的。上文例子中學生的基本信息出現在多個應用程序中就是冗余。之所以出現冗余，是由于各個部門各自建立獨立的信息系統，而每個信息系統都需要文件來存儲各自需要的信息，這些信息必然有些是相同的，這就導致了數據冗余的出現。
數據冗余不但浪費存儲空間，還導致了數據之間的不一致性。數據的不一致性是指相同的實體屬性(實體、屬性的概念詳見下文)出現不同的值。若數據冗余存在，在進行數據更新時必須確保每個文件都得到同樣的更改簡單文件系統的實現，但實際上做到這一點非常困難，所以經常發現存放在不同文件里的數據存在不一致性。例如，上文中學生地址更新的情形。導致數據不一致的另外一個可能的原因是同樣的數據在不同的系統中存在不同的表達方式，如有的系統中用“F”表示女性，“M”表示男性，有的系統用“0”表示女性，“1”表示男性，這就導致了不同系統之間數據表達的不一致。
缺乏數據集成、不夠靈活。通常，用戶的信息需求(如各種管理報表)需要訪問幾個文件里的數據才能得到滿足。但是，如果將數據分散存儲于若干獨立文件里，必須要寫特定的程序才能從每個獨立文件里檢索到相應的數據，編寫這樣的程序不僅困難、增加系統的成本，而且耗費時間太長。因此，文件系統無法及時地響應管理者的信息查詢需求。
數據的獨立性差，數據與程序相互依賴。在文件處理系統中，應用程序與相應的數據文件之間存在著很強的依賴關系。因此，一旦某個應用程序改變了，相應的數據也要隨之改變，原因是各種不同的傳統計算機程序對數據有各自不同的要求。反之，文件里的數據格式或結構的改變也會牽扯到所有調用它們的應用程序，這些應用程序也都必須隨之改變。為此而進行的程序維護工作是文件處理系統的最大負擔。事實證明很難做到正確無誤，因而會導致數據文件里存在大量的數據不一致性。
共享性低。由于所需要的信息通常分布在不同的文件、不同的部門內，相互之間缺乏聯系，因此，實際上實時的數據共享是不可能實現的。而且由于很有可能存在數據的不一致性，而使系統的可靠性大大降低。
安全性差。由于文件系統缺乏對數據的控制和管理機制，對于數據的訪問和傳播可能失去控制。我們可能無法得知誰在讀取甚至修改重要的數據。