俗話說得好，磨刀不誤砍柴工。多抽點時間來學習，在平時辦公中，也會快人一步。今天，小編就來給大伙分享幾個 Excel小技巧 ，讓你對Excel操作更加的得心應手！
一、 基本方法
右鍵單擊工作窗口下面的工作表標簽，在彈出的菜單中選擇“選定全部工作表”命令即可（）。
如果想在啟動系統自動運行Excel，可以這樣操作: 1.雙擊“我的電腦”圖標，進入Windows目錄，依次打開“Start Menu\Programs\啟動”文件夾; 2.打開Excel所在的文件夾，用鼠標將Excel圖標拖到“啟動”文件夾，這時Excel的快捷方式就被復制到“啟動”文件夾中，下次啟動Windows就可快速啟動Excel了。 如果Windows系統已啟動，你可用以下方法快速啟動Excel: 方法一:單擊“開始→文檔”命令里的任一Excel工作簿即可。 方法二:用鼠標從“我的電腦”中將Excel應用程序拖到桌面上，然后從快捷菜單中選擇“在當前位置創建快捷方式”，以后啟動時只需雙擊快捷方式即可。
如果用鼠標右鍵向上或向左(反向)拖動選定單元格區域的填充柄時，沒有將其拖出選定區域即釋放了鼠標右鍵，則將刪除選定區域中的部分或全部數據(即拖動過程中變成灰色模糊的單元格區域，在釋放了鼠標右鍵后其內容將被刪除)。
Excel給每個單元格都有一個默認的名字，其命名規則是列標加橫標，例如D3表示第四列、第三行的單元格。如果要將某單元格重新命名，可以采用下面兩種方法:
只要用鼠標單擊某單元格，在表的左上角就會看到它當前的名字，再用鼠標選中名字，就可以輸入一個新的名字了。
選中要命名的單元格，單擊“插入→名稱→定義”命令，顯示“定義名稱”對話框，在“在當前工作簿中的名稱”框里輸入名字，單擊“確定”按鈕即可（）。 注意:在給單元格命名時需注意名稱的第一個字符必須是字母或漢字，它最多可包含255個字符，可以包含大、小寫字符，但是名稱中不能有空格且不能與單元格引用相同。
在Excel中，如果想要快速選擇正在處理的整個單元格范圍，按下“Ctrl+Shift+ *”。 注意:該命令將選擇整個列和列標題，而不是該列表周圍的空白單元格——你將得到所需的單元格。這一技巧不同于全選命令，全選命令將選擇工作表中的全部單元格，包括那些你不打算使用的單元格。
先選定單元格，然后移動鼠標指針到單元格邊框上，按下鼠標左鍵并拖動到新位置，然后釋放按鍵即可移動。若要復制單元格，則在釋放鼠標之前按下Ctrl即可。
在拖放選定的一個或多個單元格至新位置的同時，按住Shift鍵可以快速修改單元格內容的次序。方法為:選定單元格，按下Shift鍵，移動鼠標指針至單元格邊緣，直至出現拖放指針箭頭，然后進行拖放操作。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處會變成一個水平“工”狀標志，左右拖拉時會變成垂直“工”狀標志，釋放鼠標按鈕完成操作后，單元格間的次序即發生了變化。
先選定單元格，然后按Delete鍵，這時僅刪除了單元格內容，它的格式和批注還保留著。要徹底清除單元格，可用以下方法:選定想要清除的單元格或單元格范圍，單擊“編輯→清除”命令，這時顯示“清除”菜單（），選擇“全部”命令即可，當然你也可以選擇刪除“格式”、“內容”或“批注”中的任一個。
選擇一個單元格，將鼠標指向它單擊鼠標左鍵即可; 選擇一個單元格區域，可選中左上角的單元格，然后按住鼠標左鍵向右拖曳，直到需要的位置松開鼠標左鍵即可; 若要選擇兩個或多個不相鄰的單元格區域，在選擇一個單元格區域后，可按住Ctrl鍵，然后再選另一個區域即可; 若要選擇整行或整列，只需單擊行號或列標，這時該行或該列第一個單元格將成為活動的單元格; 若單擊左上角行號與列標交叉處的按鈕，即可選定整個工作表。
為了便于記憶和查找，可以將Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名為容易記憶的名字，有兩種方法:1.選擇要改名的工作表，單擊“格式→工作表→重命名”命令，這時工作表的標簽上名字將被反白顯示，然后在標簽上輸入新的表名即可。 2.雙擊當前工作表下部的名稱，如“Sheet1”，再輸入新的名稱。
利用下面的方法可以快速打開多個工作簿:
方法一 打開工作簿(*.xls)所在的文件夾，按住Shift鍵或Ctrl鍵，并用鼠標選擇彼此相鄰或不相鄰的多個工作簿，將它們全部選中，然后按右鍵單擊，選擇“打開”命令，系統則啟動Excel 2002，并將上述選中的工作簿全部打開。
方法二 將需要一次打開的多個工作簿文件復制到C:\Windows\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART文件夾中，以后啟動Excel 2002時，上述工作簿也同時被全部打開。
方法三 啟動Excel 2002，單擊“工具→選項”命令，打開“選項”對話框，點擊“常規”標簽，在“啟動時打開此項中的所有文件”后面的方框中輸入一個文件夾的完整路徑(如d:\Excel)，單擊“確定”退出。然后將需要同時打開的工作簿復制到上述文件夾中，以后當啟動Excel 2002時，上述文件夾中的所有文件(包括非Excel格式的文檔)被全部打開。
方法四 在Excel 2002中，單擊“文件→打開”命令，按住Shift鍵或Ctrl鍵，在彈出的對話框文件列表中選擇彼此相鄰或不相鄰的多個工作簿，然后按“打開”按鈕，就可以一次打開多個工作簿。
方法五 用上述方法，將需要同時打開的多個工作簿全部打開，再單擊“文件→保存工作區”命令，打開“保存工作區”對話框，取名保存。以后只要用Excel 2002打開該工作區文件，則包含在該工作區中的所有工作簿即被同時打開。
對于少量的工作簿切換，單擊工作簿所在窗口即可。要對多個窗口下的多個工作簿進行切換，可以使用“窗口”菜單。“窗口”菜單的底部列出了已打開工作簿的名字，要直接切換到一個工作簿，可以從“窗口”菜單選擇它的名字。“窗口”菜單最多能列出9個工作簿，若多于9個，“窗口”菜單則包含一個名為“其他窗口”的命令，選用該命令，則出現一個按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對話框，只需單擊其中需要的名字即可。
如果需要在Excel中選定超級鏈接文本而不跳轉到目標處，可在指向該單元格時，單擊并按住可選定單元格。
在執行查找操作之前，可以將查找區域確定在某個單元格區域、整個工作表（可選定此工作表內的任意一個單元格）或者工作簿里的多個工作表范圍內。在輸入查找內容時，可以使用問號（？）和星號（*）作為通配符，以方便查找操作。問號（？）代表一個字符，星號（*）代表一個或多個字符。需要注意的問題是，既然問號（？）和星號（*）作為通配符使用，那么如何查找問號（？）和星號（*）呢？只要在這兩個字符前加上波浪號(～)就可以了。
啟動Excel 2002，單擊“工具→選項”命令，打開“選項”對話框，在“常規”標簽中，將“默認文件位置”方框中的內容修改為你需要定位的文件夾完整路徑()。以后新建Excel工作簿，進行“保存”操作時，系統打開“另存為”對話框后直接定位到你指定的文件夾中。
我們可以指定打開文件的文件夾，方法如下: 單擊“開始→運行”，輸入regedit命令，打開“注冊表編輯器”，展開HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ Office.0\Common\Open Find\Places\UserDefinedPlaces，在下面新建主鍵，名稱為“mydoc”，然后在該主鍵中新建兩個“字符串值”，名稱分別是“Name”和“Path”，值分別為“我的文件”(可以隨意命名)和“d:\mypath”(定位文件夾的完整路徑)，關閉“注冊表編輯器”，重啟電腦。以后在Excel 2002中進行“打開”操作時，打開對話框左側新添了“我的文件”這一項目，點擊該項目，即可進入“d:\mypath”文件夾。
按下“Ctrl+Tab”可在打開的工作簿間切換。
對于工具欄或屏幕區，按組合鍵“Shift＋F1”，鼠標變成帶問號的箭頭，用鼠標單擊工具欄按鈕或屏幕區，它就彈出一個幫助窗口會顯示該元素的詳細幫助信息。
Excel幫助文件是編譯的HTML幫助文件Xlmain10.chm，存放在安裝目錄\Office1052目錄中，單擊并拖拉此文件到Windows快速啟動工具欄上。此后，不管Excel是否在運行，而且也不用調用Office助手，單擊Windows快速啟動工具欄上的這個圖標將引出Excel幫助。
在工作表內移動選定單元格有一種快捷方法:將鼠標指針放置于選定單元格的一邊，注意要選擇與移動方向相關的一邊，即要向下移動，就將鼠標指針放置于單元格的底部;如果要向右移動，就將鼠標指針放置于單元格的右邊;依此類推。這時鼠標指針變為白色箭頭的形狀，雙擊選擇單元格的某邊，鼠標指針將沿選定的方向移動到特定的單元格中。如果此方向相鄰單元格為空白單元格，則將移動到連續最遠的空白單元格中;如果此方向相鄰單元格為非空白單元格，則將移動到連續最遠的非空白單元格中。
與上一技巧類似，如果在雙擊單元格邊框的同時按下Shift鍵，根據此方向相鄰單元格為空白單元格或非空白單元格選取從這個單元格到最遠空白單元格或非空白單元格的區域。
按下組合鍵“Shift+F8”，激活“添加選定”模式，此時工作簿下方的狀態欄中會顯示出“添加”字樣，以后分別單擊不連續的單元格或單元格區域即可選定，而不必按住Ctrl鍵不放。
單擊“編輯→定位”命令，在打開的“定位”對話框中單擊“定位條件”按鈕，根據你要選中區域的類型，在“定位條件”對話框中選擇需要選中的單元格類型（），例如“常量”、“公式”等，此時還可以復選“數字”、“文本”等項目，單擊“確定”按鈕后符合條件的所有單元格將被選中。
把單元格從一個位置復制或移到另一個位置，其方法為:選擇源單元格，單擊“編輯”菜單中的“剪切”或“復制”命令，選定目標單元格，從“編輯”菜單中選擇“粘貼”命令，則源單元格便被移動或復制到目標單元格中了。
想將某單元格（包括該單元格的格式和注釋）從工作表中完全刪除嗎？只要選擇需要刪除的單元格，然后按下“Ctrl+ -（減號）”，在彈出的對話框中選擇單元格移動的方式，周圍的單元格將移過來填充刪除后留下的空間。
有時為了刪除Excel工作簿中的空行，你可能會將空行一一找出然后刪除，這樣做非常不方便。你可以利用自動篩選功能來實現，方法是:先在表中插入新的一行(全空)，然后選擇表中所有的行，單擊“數據→篩選→自動篩選”命令，在每一列的頂部，從下拉列表中選擇“空白”。在所有數據都被選中的情況下，單擊“編輯→刪除行”，然后按“確定”，所有的空行將被刪去。 注意:插入一個空行是為了避免刪除第一行數據。
回車鍵也有粘貼功能，當復制的區域還有閃動的復制邊框標記時(虛線框)，按下回車鍵可以實現粘貼功能。 注意:不要在有閃動的復制邊框標記時使用回車鍵在選定區域內的單元格間進行切換，此時你應該使用Tab鍵或方向鍵進行單元格切換。
按住Shift鍵，打開“文件”菜單，單擊“全部關閉”命令，可將當前打開的所有文件快速關閉。
若選擇一組相鄰的工作表，可先選第一個表，按住Shift鍵，再單擊最后一個表的標簽;若選不相鄰的工作表，要按住Ctrl鍵，依次單擊要選擇的每個表的標簽;若要選定工作簿中全部的工作表，可從表標簽快捷菜單中選擇“選定全部工作表”命令。
如果想一次操作多張相同的工作表，省略以后的復制、粘貼操作，可采用以下方法。 按住Shift鍵或Ctrl鍵并配以鼠標操作，在工作簿底部選擇多個彼此相鄰或不相鄰的工作表標簽，就可以實行多方面的批量處理。一般情況下，進行的操作主要有如下幾種:
頁面設置，可快速對選中工作表設置相同的頁面。
輸入相同的數據，可快速在多個工作表中輸入相同的數據。
.快速操作，在多個工作表中進行一系列相同操作，如設置字號、字體、顏色，進行單元格的合并撤銷等。
輸入公式，快速輸入相同的公式，進行公式汁算。
不僅可以在一個工作簿里移動和復制工作表，還可以把表移動或復制到其它工作簿里。若要移動工作表，只需用鼠標單擊要移動的表的標簽，然后拖到新的位置即可。若要復制工作表，只需先選定工作表，按下Ctrl鍵，然后拖動表到新位置即可。當然，用這種方法可以同時移動和復制幾個表。移動后，以前不相鄰的表可變成相鄰表。
單擊“編輯→刪除工作表”命令，然后單擊“確定”按鈕，則這個表將從工作簿中永久刪除。 注意:“刪除工作表”命令是不能還原的，刪除的工作表將不能被恢復。
在選擇單元格(行，列)時，同時按住Shift鍵可以選中連續的單元格(行、列)。 在選擇單元格(行、列)時，同時按住Ctrl鍵可以選中不連續的單元格(行、列)。
在Excel中，要想在工作簿中快速選定某塊區域，只需單擊想選定的區域的左上角單元格，同時按住Shift鍵不放，再單擊想選定的區域的右下角單元格即可。另外:按住Ctrl鍵再用鼠標可任意選定多個不相鄰的區域。 事實上選定區域和順序無關，只需首先選定矩形區域的一個角的單元格，在按下Shift的同時單擊對角單元格。
單擊“文件→保存”命令，打開“另存為”對話框，按右上角的“工具”旁的下拉按鈕，單擊“常規選項”，在隨后彈出的對話框中，選中“生成備份”選項（），單擊“確定”按鈕保存。以后修改該工作簿后再保存，系統會自動生成一份備份工作簿，且能直接打開使用。
（微軟Office技巧大賽獲獎作品） 我們只要將某個需要自動打開的工作簿的快捷方式放到C:\Prograrn Files\Microsoft Office\Office10\XLStart文件夾中，以后每次啟動時，Excel都會自動打開相應工作簿。
當你瀏覽一個有很長內容的表格時，按下“Ctri+Home”鍵可以回到當前工作表的左上角(即A1單元格)，按下“Ctrl+End”鍵可以跳到工作表含有數據部分的右下角。另外，如果你選取了一些內容，那么你可以通過重復按“Ctrl+.（句號）”在所選內容的4個角單元格上按順時針方向移動。
如果用戶想刪除Excel工作表中的空行，一般的方法是需要將空行都找出來，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。下面提供一種快速刪除工作表中的空行的方法:首先打開要刪除空行的工作表，在打開的工作表中單擊“插入→列”命令，從而插入一新的列X，在X列中順序填入整數，然后根據其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中X列的數據，以X列重新排序，然后刪去X列。
一般情況下在Excel中制作表頭，都把表格的第一行作為表頭，然后輸入文字。不過，這樣的表頭比較簡單，更談不上斜線表頭了。能不能在Excel中可以實現斜線表頭，下面就是具體的方法: 由于作為斜線表頭的單元格都要比其他單元格大，所以首先將表格中第一個單元大小調整好。
然后單擊選中單元格，單擊“格式→單元格”命令，彈出“單元格格式”窗口，選擇“對齊”標簽，將垂直對齊的方式選擇為“靠上”，將“文本控制”下面的“自動換行”復選框選中()，
再選擇“邊框”標簽，按下“外邊框”按鈕，使表頭外框有線，接著再按下面的“斜線”按鈕，為此單元格添加一格對角線()，設置好后，單擊“確定”按鈕，這時Excel的第一個單元格中將多出一個對角線。
現在雙擊第一單元格，進入編輯狀態，并輸入文字，如“項目”、“月份”，接著將光標放在“項”字前面，連續按空格鍵，使這4個字向后移動(因為我們在單元格屬性中已經將文本控制設置為“自動換行”，所以當“月份”兩字超過單元格時，將自動換到下一行)。現在單擊表格中任何一處，退出第一單元格看看，一個漂亮的斜線表頭就完成了。
利用Excel“邊框”選項卡的兩個斜線按鈕，可以在單元格中畫左、右斜線。
如果想在單元格中畫多條斜線，就必須利用“繪圖”工具，方法是:打開Excel的“繪圖”工具，單擊“直線”按鈕，待光標變成小十字后拖動光標，即可畫出需要的多條斜線。
只要畫法正確，斜線可隨單元格自動伸長或縮短。至于斜線單元格的其他表格線，仍然按上面介紹的方法添加。
當然，斜線單元格的數據輸入要麻煩一些，通常的做法是讓數據在單元格內換行(按“Alt+回車鍵”)，再添加空格即可將數據放到合適位置。
有時，為了測試某個公式，需要在某個單元格內反復輸入多個測試值。但每次輸入一個值后按下Enter鍵查看結果，活動單元格就會默認移到下一個單元格上，必須用鼠標或上移箭頭重新選定原單元格，極不方便。如果你按“Ctrl+Enter”組合鍵，則問題會立刻迎刃而解，既能查看結果，當前單元格也仍為活動單元格。
你可以利用在工作表中的任何文字進行搜尋，方法為:
單擊工具欄中的“打開”按鈕，在“打開”對話框里，輸入文件的全名或部分名，可以用通配符代替;
在“文本屬性”編輯框中，輸入想要搜尋的文字;
單擊“開始查找”即可。
如果你復制了包含隱藏列(或行)的一個數據區域，然后把它粘貼到一個新的工作表，那么Excel把隱藏列也粘貼過來了。
要想避免這種情況，可以選取你要復制的數據區域，然后選擇“編輯→定位”命令，單擊“定位條件”按鈕，出現“定位條件”對話框，選中“可見單元格”選項，再復制和粘貼這個選定區域就會得到你所希望的結果。
如果你的表格需要菱形、三角形之類的特殊單元格，可用以下方法實現:先在單元格內輸入數據，然后打開“繪圖”工具欄，在“自選圖形→基本形狀”子菜單中找到需要的圖形。
單擊后光標變成一個小十字，由單元格左上角向右下角拖動，即可畫出所需形狀的單元格。
如果單元格的內容被覆蓋，可用鼠標右擊剛剛畫出的單元格，選擇快捷萊單中“設置自選圖形格式”命令。將“設置自選圖形格式”和“顏色與線條”選項卡打開，選中“顏色→填充”下拉列表下“無填充顏色”，“確定”后單元格內的原有內容即會顯示出來。
如果你將“屬性”選項卡中的“大小、位置均隨單元格而變”選項選中，它還會隨單元格自動改變大小。
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46、自動縮進兩個漢字
我們中國人寫東西都有段首空兩個漢字俗稱低兩格的習慣,如果每次都要在段首敲四個空格半角鍵,實在是太麻煩了,Word 2000為我們提供了更為方便的辦法,選中所要設置縮進的段落,打開“格式”菜單中的“段落”設置,在“特殊格式”下拉框中選擇“首行縮進”,在“度量值”中選擇“2字符”。當然,最方便的辦法還是在默認模板中設置段落“首行縮進”為“2字符”。
47、刪除行首行尾空格
由于網頁排版中的“低兩格”都是通過插入空格來實現的,所以我們從網上拷貝下來的文章段落在Word 2000中進行段落重排時,由于我們已經設置了自動“首行縮進”兩個漢字,再加上這兩個全角空格,就成了段首四個漢字空格,手工進行刪除實在是太麻煩,這時我們可以選中要去掉行首行尾空格的段落,然后按下工具欄中的“居中”按鈕,使段落的對齊方式為居中,這時行首行尾的空格就都被去掉了,最后再按“左對齊”按鈕,使段落恢復原來的對齊方式。
48、刪除空行
對于文章中的空行,手工刪除也是一件很麻煩的事情,其實想一下空行的特點,也就是多個“段落標記”連在一起,那么我們用Word 2000的替換功能就可實現刪除文章中的空行。打開“編輯”菜單中的“替換”對話框,把光標定位在“查找內容”輸入框中,按下“高級”按鈕,選擇“特殊字符”中的“段落標記”兩次,在輸入框中會顯示為“^p^p”,在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個“段落標記”,即“^p”,然后按下“全部替換”按鍵,可刪除單行的空行,對于多行空行,可進行重復替換,直到刪除全部的空行為止。
49、修改Word文檔的默認保存路徑
一般來說,Word文件默認的保存路徑是CMy Documents文件夾,修改其默認保存路徑,可以執行主菜單“工具/選項”命令,在“選項”對話框中切換到“文件位置”選項卡,在“文件類型”選項卡中選中“文檔”,然后單擊“更改”按鈕,并將其指定為自己所要保存的路徑就可以了。
50、去掉Word頁眉下面的那條橫線
去掉Word頁眉下的那條橫線可以用下面的四種方法。一是可以將橫線顏色設置成“白色”;二是在進入頁眉和頁腳時,設置表格和邊框為“無”;第三種方法是進入頁眉編輯,然后選中段落標記并刪除它;最后一種方法是將“樣式”圖標欄里面的“頁眉”換成“正文”就行了。
51、將光標快速返回到Word文檔的上次編輯點
按下“Shift+F5”組合鍵,就可以將插入點返回到上次編輯的文檔位置,當再次按下“Shift+F5”組合鍵時,插入點會返回當前的編輯位置。如果是在打開文檔之后立刻按下“Shift+F5”組合鍵,可以將插入點移動到上次退出Word時最后一次的編輯位置。
52、刪除空行
對于文章中的空行,手工刪除是一件很麻煩的事情,其實想一下空行的特點,也就是多個“段落標記”連在一起,那么我們用Word的替換功能就可實現刪除文章中的空行。打開“編輯”菜單中的“替換”對話框,把光標定位在“查找內容”輸入框中,按下“高級”按鈕,選擇“特殊字符”中的“段落標記”兩次,在輸入框中會顯示為“^p^p”,在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個“段落標記”,即“^p”,然后按下“全部替換”按鍵,可刪除單行的空行,對于多行空行,可進行重復替換,直到刪除全部的空行為止。
53、按姓氏筆畫排序
在Word的表格功能中,為了適應中文習慣,新增了按“姓氏筆畫”排序功能。具體使用方法是:選擇需要排序的列,左擊“表格/排序”選單項,再選擇“類型”組合框中的“筆畫”項,并選擇“遞增”或“遞減”,點擊“確定”即可。你會看到,此時的表格已按“姓氏筆畫”(而不是“姓名筆畫”)的遞增(或遞減)排列好了。
54、顯示過寬文檔
在打開文檔時,有時會發現因為文檔過寬,屏幕上顯示不全,這可怎么辦,總不能看一行就拖動一次水平滾動條吧!這時我們可以重新調整行的寬度,使其適合文檔窗口的大小。如果使用的是普通視圖或大綱視圖,可以單擊“工具”菜單中的“選項”命令,再單擊“視圖”選項,然后選中“窗口內自動換行”復選框即可。我們也可以通過改變顯示比例使文字適用于普通視圖或頁面視圖中的文檔窗口。這時我們單擊“視圖”菜單中的“顯示比例”命令,然后選擇“頁寬”選項即可。我們還可以切換到Web版式視圖中,使文字自動換行。
55、在Word2000中輸入英語音標
如何在一篇文章或一份英語試卷中輸入英語音標?有一個非常簡單辦法可以解決這個問題。如果你的計算機中裝有金山詞霸的話,在把英語翻譯成中文時,你會發現屏幕上顯示出了用國際音標標注的英文單詞的發音音標,這表明計算機在安裝了金山詞霸后,一定在其內部安裝了含有英語音標的字庫。這個字庫文件就在Windows文件夾下的字體文件夾Fonts中,其文件名是ksphonet.ttf,字體名是kingsoftphonetic。
進入中文word2000,需要輸入音標時,可在“插入”菜單下選擇“符號”,在“符號”選項卡下“字體”下拉菜單中選擇“kingsoft phonetic plain”,這是你會看到國際音標中的符號出現在屏幕上,選擇你所需要的音標雙擊之即插入到文章中。
如果你的計算機中沒有安裝金山詞霸,那也沒關系,你只要到裝有金山詞霸的機器上(或光盤中)把含有音標的字體文件ksphonet.ttf復制到你的計算機即可。方法是:在有金山詞霸的計算機上找到文件夾windows\fonts\,將其中的名為ksphonet.ttf的字體文件有鼠標拖放復制到A盤中(注意此時用鼠標右鍵采用發送到A盤的方法進行復制是無效的),然后再在你的計算機上把它拖放復制到windows\fonts文件夾中就行了。
56、在Word中標注漢語拼音
在輸入中文時可能會需要在文字上面標注拼音,最原始的方法就是把拼音按輸入文字的方法來輸入,然后通過調整字體的大小和行距等來排版。但這樣往往會造成文字與拼音對不齊而影響版面。要解決這個問題也不難。按如下步驟操作即可:先選擇需標注拼音的文字,然后運行“格式”下拉菜單中的“中文版式”子菜單中的“拼音指南”命令,接著在各文字相對應的方框中輸入拼音。最后單擊“確定”按鈕完成拼音的標注。
57、給跨頁的表格自動添加表頭
如果你在Word中制作的表格有多頁,往往需要從第二頁開始的每一頁都有與第一頁相同的表頭,這時,可按以下步驟進行操作:選定第一頁的表頭(表頭有多行時要選定多行),在“表格”選單上單擊“標題行重復”。
58、給Word文件減肥
在Word中輸入一點兒文字,很容易就達到幾十KB,真不知微軟是怎么回事,好像覺得我們的硬盤太大了似的。所以,很有必要給Word文件減減肥。
具體方法:只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令,Word則會重新將信息進行整理存盤,這樣會使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存為”太麻煩的話,可以打開Word,單擊“工具”菜單中的“選項”命令,再單擊“保存”選項卡,在設置窗口中取消選擇“快速保存”選項,以后Word就會在每次保存文件時自動進行信息整理并存盤,實現“減肥”操作“一勞永逸”。另外,如果我們使用了Word的嵌入字體技術,則在選中“嵌入TrueType字體”后,還應選中“只嵌入所用字符”復選框,否則Word會把所用的TrueType字體一同“打包”,使得文件增大。
59、取消自作聰明的超級鏈接
當我們在Word文件中鍵入網址或信箱的時候,Word會自動為我們轉換為超級鏈接,只要在文件的網址上按一下,就可以啟動IE進入鍵入的網址或給輸入的信箱發信。但是,有時候我們并不需要這樣的功能,就會覺得這種功能有些礙手礙腳了。
如何取消這種功能呢?在Word中選擇“工具”→“自動更正”,先單擊“鍵入時自動套用格式”選項卡,將“internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項前的對勾取消。
再單擊“自動套用格式”選項卡,將“internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項前的對勾取消。
再單擊“確定”,以后再輸入網址,就不會轉化為超鏈接了。
60、實現Word個性模板
用Word建立的文件默認頁面是A4大小,即寬210毫米、高297毫米。但是有時由于工作的需要,我們不希望用A4大小的紙張,這樣每次都必須打開“頁面設置”對話框進行設置,同時,Word中默認生成的文檔文件是不自動縮進的,必須使用手工調整它們的縮進,非常麻煩。其實,巧妙利用Word的模板文件功能可以設置Word的默認頁面大小和自動縮進,從而實現個性模板。
①進入WordXP的模板文件夾,在Windows 9x和Windows Me下為CWindows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下,而在Windows 2000和Windows NT上為CDocuments and Settings\用戶名\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下(此文件夾為隱藏文件夾,你必須對文件夾選項進行設置才能夠進入,詳見Windows手冊),你會看到在此文件夾中有一個normal.dot文件,此文件就是Word的默認模板文件。雙擊它,系統就會自動調用WordXP打開它。
②單擊“文件”→“頁面設置”,調出頁面設置對話框,將頁面大小及上下左右邊距設置自己所需的值,如圖5所示。筆者經常使用它來寫作,每次左右拖動滾動條來查看文章不太方便,所以把寬度設置小了一些,為15厘米,高度不變,仍為24厘米。
③單擊“格式”→“段落”,在段落設置對話框中選擇“縮進和間距”標簽,點擊“特殊格式”下拉框,選擇“首行縮進”,并設置度量值為0.7厘米(相當于兩個漢字字符),即設置每段自動縮進兩格(中國人用中文的特色)。
④單擊“文件”→“保存”命令,選擇保存類型為文檔模板文件,由于此時normal.dot原模板已經啟動,所以無法直接保存為normal.dot文件。在此,筆者將它保存為normal1.dot文件。
⑤再次進入C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夾下,這時會看到兩個模板文件normal.dot和normal1.dot。選中normal.dot文件(老模板文件),按下F2鍵,選擇“重命名”,將它重新命名為oldnormal.dot文件,按照此法再將新的模板文件normal1.dot重命名為normal.dot文件。
⑥上面的制作步驟完成后,使用起來就方便多了。單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N”快捷鍵即可以用你剛才的設置來進行文件處理了。
61、巧用“稿紙”格式
在Word2000中,用戶可以利用“稿紙向導”生成稿紙格式的文檔。可是,如何生成“小字本”格式的文檔呢?問題的關鍵在于掌握稿紙格式的制作過程。Word2000提供的稿紙格式是用繪圖工具繪制并插入“頁眉”中得到的,因此利用“稿紙”格式也要從這一點下手:
①左擊“文件/新建”選單項,選擇“稿紙向導”,生成20×20的稿紙文檔;
②左擊“視圖/頁眉和頁腳”選單項;
③左擊“繪圖”工具欄中的“選擇對象”按鈕;
④右擊“稿紙”,選擇“組合/取消組合”命令;
⑤拖動方格列,排成31×20的“小字本”格式;
⑥左擊“文件/頁面設置”,選擇“文檔網格”卡;
⑦將每頁行數設置為31后確定;
⑧關閉“頁眉/頁腳”即可。
62、搶救Word文件有妙招
你是否遇到過這樣的事情:用Word工作了很長時間,寫了許多文字,但是文件還沒有來得及存盤,卻突然遇到停電或死機,此時的你是否有欲哭無淚的感覺?唉,這就叫“天有不測風云”。不過,不要擔心,我有辦法。下面是具體的操作方法:
①首先按菜單“工具”,再按“選項”;
②接著找出Word自動記錄文件的位置:按一下“文件位置”標簽,點選“自動恢復文件”,再按一下“更改”按鈕。
③利用快捷鍵的技巧,將文件位置給復制起來:拖曳選取“文件夾名稱”,按下組合鍵Ctrl+C(復制),再點擊一下“取消”按鈕回到Word下。
注意:如果你的Word不太穩定,常讓你做無用功,干脆把這個文件夾另外指定一個名稱,往后找起來會更方便。
④打開資源管理器,尋找這個文件夾的位置,按一下組合鍵Ctrl+V(粘貼)。
⑤Word會自動把來不及存盤的文件“寄放”在這里,如果此處有一個以上的文件,你可以從日期上判定哪一個才你是想要的文件。從“修改日期”這里可以看出文件的存盤日期。在文件上連按兩下鼠標左鍵,就能直接打開了。到這兒,你的文件就重新“活”了,還不快試試?
63、Word中取消文本錄入過程中的自動編號
可執行菜單“工具/自動更正”命令,在打開的“自動更正”對話框中,切換到“鍵入時自動套用格式”選項卡,然后取消選擇“自動編號列表”復選框中的復選標志,然后單擊“確定”按鈕完成即可。
64、在Word中設置上下標注
首先選中需要做上標文字,然后按下組合鍵Ctrl+Shift+“+”就可將文字設為上標,再按一次又恢復到原始狀態;按Ctrl+“+”可以將文字設為下標,再按一次也恢復到原始狀態。
65、Word中光標快速返回到上次編輯點
按下“Shift+F5”組合鍵,就可以將插入點返回到上次編輯的文檔位置,當再次按下“Shift+F5”組合鍵時,插入點會返回當前的編輯位置。如果是在打開文檔之后立刻按下“Shift+F5”組合鍵,可以將插入點移動到上次退出Word時最后一次的編輯位置。
66、Word中方便快捷選擇字體號
為了達到快速選擇字體的目的,將常用字體以按鈕形式設置在工具欄上。首先在中文Word2000菜單中選擇“工具欄選項中的“自定義命令,進入“自定義編輯“界面,然后在“自定義編輯“界面中選擇命令卡,并移動光標條到類別欄中的“字體項“,在“字體項“有字體,此時就可以通過使用鼠標直接將相應的字體拖曳到工具欄上,直到將需要的字體都設置到工具欄中。
67、隱藏圖形來加速屏幕滾動
如果覺得屏幕滾動得太慢,則請按如下方法操作:在頁面視圖中單擊“工具”菜單中的“選項”命令,然后單擊“視圖”選項卡;選中“圖片框”復選框,可隱藏以嵌入方式(直接在插入點插入至文字的圖片)插入的圖片,Word將只顯示大樣而不顯示具體圖片。清除“圖形”復選框上的選中標記,可以隱藏以浮動方式導入的圖片(即位于圖形層并可根據需要精確地放置在頁面上的、還可置于文字和其他對象之前或之后的圖片)和用繪圖工具創建的對象,如自選圖形等。
68、取消后臺打印加快速度
后臺打印方式雖然可以使操作人員在打印文檔時能夠繼續在中文Word2000中進行操作,但這種打印方式卻同時占用了大量內存,以至于影響了中文Word2000的打印速度。為了將后臺打印方式取消,可以從“工具”菜單中選擇“選項”項,然后再選擇“打印”選項卡,最后將“后臺打印”復選框失效即可。
69、用重復執行命令加快操作
通過雙擊快捷工具條上的某些命令按鈕即可達到重復執行相應命令的目的,如我們只須雙擊格式工具欄上的“格式刷”按鈕,系統即會進入“格式刷”的設置狀態,然后我們就可以重復利用它快速地為整篇文檔定義相同的格式了;再如,當我們雙擊“繪圖”工具欄上的“矩形”或“橢圓形”按鈕之后,系統即會將圖形處理方式暫時定義為“矩形”或“橢圓形”,此時用戶就可以連續繪制多個不同的“矩形”或“橢圓形”、而無需任何停頓,運行效率非常高。在雙擊某個命令按鈕并實現重復執行目的之后,若須取消重復執行功能,只須再次單擊該按鈕或按下ESC鍵即可。
70、用超級鏈接快速切換
超級鏈接是指一個計算機文檔(頁面)的特定區域能引入其它文檔或程序。它帶有顏色和下滑線的文本或圖形,如果單擊,就會跳轉至某個文件或文件中的某個位置,或者跳轉到全球廣域網或Intranet上的某個HTML頁。此外,超級鏈接還可以指向新聞組、Gopher、Telnet和FTP站點。
鼠標放在超級鏈接上會變成手形,點擊后即可切換。Word2000中也有相類似的超級鏈接功能,可將文檔中的文字、圖像等與本機硬盤或因特網上所設置的相關信息鏈接起來。
1、開一個文檔,選擇要作為超級鏈接顯示的文字;
2、單擊“插入”菜單中的“超級鏈接”選項彈出對話框。在“鏈接到文件或URL”中輸入待鏈接文檔(目標文檔)的路徑。此路徑可以是Internet地址(URL)或本機硬盤上的文檔;
3、按“確定”按鈕,就完成了一個超級鏈接的創建。
71、快速改變快捷鍵
同時按下Ctrl+Alt+“+”(其中引號中的“+”為數字鍵盤上的加號鍵)三鍵,這時光標會變成一個奇怪的形狀,而且當你移動時光標位置不變。
將這個變異的光標移動到菜單上或工具欄上,左鍵單擊你想指定的菜單命令或工具欄上的命令按鈕便會自動彈出“自定義鍵盤”對話框,進入“請按新快捷鍵”選項。
按下新的快捷鍵以后,文本框中會顯示你的快捷鍵組合注意:最好用Shift+Alt+Key(鍵盤上的任意鍵)的組合,因為這樣的組合在Word中最少被用到,以免重復。此外輸入組合鍵時要同時按下,否則Word不予承認。在“當前快捷方式”文本框里選中要刪除的快捷方式,然后單擊“刪除”可以去除不需要的快捷鍵。
72、快速排列圖形
圖形的操作如果您想在一篇文檔中使圖形獲得滿意的效果,比如將幾個圖形排列得非常整齊,可能需要費一番工夫,但是下面的方法能夠使您非常容易地完成這項工作。
首先通過按Shift鍵并依次單擊想對齊的每一個圖形來選中它們。然后單擊繪圖工具條上的“繪圖”按鈕,選取彈出式菜單中的“對齊或分布”選項,并選擇一種對齊或分布的方法。
73、快速返回到前次的編輯位置
Word2000不僅提供了靜態的定位操作,而且還能夠找到編輯過程中的剛才的文檔編輯位置。
當在文檔的某個位置進行編輯時,可能會需要查看文檔的另一位置的信息,這時文檔位置發生了改變,再回到原來的編輯處則需要使用文檔移動功能鍵進行查找。Word2000提供的快速恢復編輯位置的功能可使這個操作非常簡單。若要回到前次的編輯位置,只需按Shift+F5組合鍵即可,它使光標在最后編輯過的三個位置間循環。
另外,當文檔關閉的時候,Word2000也會記錄此時文檔的編輯位置,當再次打開此文檔的時候,按下Shift+F5組合鍵就回到了關閉文檔時的編輯位置,這種功能尤其給編輯文檔的連續性帶來了很大方便。
74、快速改變英文字的大小寫
在文章中輸入英文的過程中,你一定會因為英文字的大小定轉換而煩惱,利用Shift+F3快捷鍵,可以方便地將英文改寫為“全部大寫”、“全部小寫”或“首字母為大寫其余為小寫”,操作方法為:首先將光標移到英語單詞之中,表示選中了該單詞;然后按下Shift+F3,字母的大小寫就在三種方式中變換,反復按Shift+F3,直到得到符合要求的字母大小寫樣式即可。
75、用目錄快速定位
目錄通常是長文檔不可缺少的部分,有了目錄,閱讀者就能很容易地知道文檔中有什么內容,如何查找這些內容。下面介紹使用內部標題樣式創建目錄的方法:
1、單擊要建立目錄的地方,通常是文檔的最前面;
2、選擇“插入”菜單的“索引和目錄”命令打開“索引和目錄”對話框;
3、在對話框中選擇“目錄”選項卡;
4、選中“顯示頁碼”和“頁碼右對齊”復選框;
5、在“格式”框中選擇一種目錄格式,在“顯示級別”框中鍵入或者選擇一種顯示級別。顯示級別是指在目錄中從最高級開始顯示的級別數;
6、若要對其它選項進行設置,單擊“選項”按鈕進行。在選定了各選項后,單擊“確定”按鈕。
這樣,Word2000就會在指定的地方建立目錄,目錄中的頁碼是由Word自動確定的。編制好目錄后,Word將搜索帶有指定樣式的標題,按照標題級別排序,引用頁碼,并且在文檔中顯示目錄,還可以利用它在聯機文檔中快速漫游。將鼠標指針移動到目錄的頁碼上,你會看到鼠標指針變成了手形,單擊左鍵即可跳轉到文檔中相應的標題下。
76、在長文檔中快速漫游
在文檔中漫游。單擊常用工具欄上(就是有“新建”和“打開”按鈕的那個工具欄,靠近右邊,唉,沒辦法學問多了,蓋都蓋不住)的“文檔結構圖”按鈕,然后再單擊文檔結構圖中要跳轉的標題即可至文檔中相應位置。文檔結構圖將在一個單獨的窗格中顯示文檔標題,你可通過文檔結構圖在整個文檔中快速漫游并追蹤特定位置。在文檔結構圖中,可選擇顯示的內容級別,調整文檔結構圖的大小。若標題太長,超出文檔結構圖寬度,不必調整窗口大小,只需將鼠標指針在標題上稍作停留,即可看到整個標題。
77、快速選定文本
在使用Word的過程中,最經常遇到的是文本選定操作。在Word中文本中選定操作可通過多種方法來實現。其中鼠標拖曳方法最為常用,以下是常用的選定文本的方法。
選定一個段落:將鼠標指針移動到該段落的左側,直到指針變為指向右邊的箭頭,然后雙擊。或者在該段落中的任意位置三擊;
選定多個段落:將鼠標指針移動到一段落的左側,直到指針變為指向右邊的箭頭,然后雙擊,并向上或向下拖動鼠標;
選定一大塊文本:單擊要選定內容的起始處,然后滾動要選定內容的結尾處,在按住Shift鍵同時單擊。
選定整篇文檔:將鼠標指針移動到文檔中任意正文的左側,直到指針變為指向右邊的箭頭,然后三擊;
78、快速選擇超長文字
不知你有沒有發現,當你想選擇一段超過屏幕長度的文本時,文字處理器滾動得太快,很難一次就選正確。現在介紹一種有效的選擇大段文本的方法;這個技巧可用于所有的文字處理器,因為它是一個基本的Windows功能。點擊你想選擇的開始處。用滾動條代替光標鍵向下移動文檔,直到你看到想要選擇的結束部分。按下Shift鍵,然后點擊想要亮顯文本的結束處。
79、快速選擇多頁
在Word窗口底部的狀態欄中除了顯示文檔當前的狀態,在其右邊有一個“擴展”功能,平時它處于淺白色,表示未“未激活”,只要用鼠標雙擊即可激活。用鼠標拖動來選取文字部分時,經常不能準確選定范圍,特別是當范圍超過了一屏幕時,這時“擴展”功能就有用了,可用以下方法操作:
(1)先將鼠標的光標置于選取范圍的起始處;
(2)雙擊狀態欄的“擴展”按鈕,打開“擴展”功能;
(3)單擊邊框的滾動條的移動按鈕,如翻頁、前后調整等操作;
(4)將光標移到范圍的結束處,這樣就可以選取大塊范圍了。
選定垂直文本:按住Alt鍵,然后將鼠標拖過要選定的文本。
80、快速選定多個對象
當選定比較少,并且對象容易被鼠標捕捉時。我們可以將鼠標箭頭移動到對象的上面,當鼠標出現十字箭頭時,按下鼠標左鍵即可選定此對象,當選定?對象時,只要按住“Shift”鍵,用同樣的方法依次單擊各個對象即可選中多個對象。
當選定對象比較多,并且比較集中時。我們只要單擊“繪圖”工具欄的“選擇對象”工具按鈕,在對象區域外側的適當地點按住鼠標左鍵,然后拖動鼠標出現一個矩形的虛線框,待欲選定的對象或全部對象位于矩形虛線框內時釋放鼠標左鍵,便可選中多個或者全部對象。
當要選定的對象比較分散,并且對象不易被鼠標捕捉時。首先用鼠標右鍵單擊工具欄,在快捷菜單中選擇“自定義”選項,在“自定義”對話框中選擇“命令”選項卡,在“類別”列表框中選擇“繪圖”選項,用鼠標將“命令”列表框中的“選中多個對象”拖放到“繪圖”工具欄中,單擊“關閉”按鈕。當在Word 2000工作區內繪制了多個對象時,單擊“繪圖”工具欄建立的“選中多個對象”工具按鈕,在彈出的“選中多個對象”對話框中列出了所有對象,在“對象”列表框中用鼠標單擊欲選定的各個對象,選擇完畢后單擊“確定”按鈕,即可選中多個對象。
81、選擇的特定操作
在所選的內容較多或進行一些特殊的選定操作時,用下列的選定方法會更加快捷和方便。
1、單擊待選文本塊的一端,使插字符移動該位置,按下F8鍵,然后用日常的文本滾動方式滾動到待選文本的末尾,單擊鼠標即可選定所要的文本。請注意采用這種方式選定文本以后,在對選定的文本進行操作之前先按一次ESC鍵有利于消除一些誤動作。
2、按住Ctrl鍵后,在文本區內單擊可選中一個句子,在文本左側位置單擊可選中所有文本,組合鍵Ctrl+A也可選中全部文本。
82、用“日積月累”提示
首先單擊Office助手,如果看不到助手,單擊“幫助”菜單中的“顯示Office助手”命令,然后單擊“選項”按鈕,再選中“選項”選項卡上的“啟動時顯示‘日積月累’”復選框即可。
83、用工具欄的屏幕提示
當您將鼠標指針停留在工具欄按鈕上時,MicrosoftWord會在屏幕提示中顯示此按鈕的名字。首先單擊“工具”菜單中的“自定義”命令,然后單擊“選項”選項卡,選中“顯示關于工具欄的屏幕提示”復選框即可顯示或隱藏工具欄的屏幕提示。
注意:當選中或清除“顯示關于工具欄的屏幕提示”復選框時,此設置將會影響所有的Microsoft Office程序。
84、用批注和修訂的屏幕提示。
首先單擊“工具”菜單中的“選項”命令,然后單擊“視圖”選項卡,然后選中“屏幕提示”復選框即可。
85、用“記憶式鍵入”的屏幕提示。
首先單擊“工具”菜單中的“自動更正”命令,然后單擊“自動圖文集”選項卡,然后選中“顯示有關‘自動圖文集’和日期的‘記憶式鍵入’提示”復選框即可。