作為一名學(xué)生論文的基本格式是什么，在我們的學(xué)術(shù)生涯中，難免會(huì)用到排版工具來(lái)整理一份報(bào)告或論文。一篇直觀清晰的論文無(wú)疑會(huì)取悅我們的老師，而一篇邏輯混亂、沒有排版的文章則會(huì)大大降低我們研究成果的學(xué)術(shù)效果。
工整的排版會(huì)讓文章清晰可讀整潔的排版會(huì)讓文章清晰易讀。
眾所周知，如果要選擇一款便捷優(yōu)秀的排版工具，微軟Word絕對(duì)是我們的首選。那么一篇合格的論文或報(bào)告需要包含什么呢？如何用Word排版一篇美觀、簡(jiǎn)潔、邏輯清晰的文章？下面我將介紹一些使用Word高效排版文章報(bào)告的小技巧。
注意:下面的操作環(huán)境是 365版本1904中的 Word。實(shí)際操作界面可能和你的電腦不一樣，但原理是一樣的。
基本框架
首先，一篇優(yōu)秀的論文或報(bào)告至少應(yīng)該包括以下內(nèi)容:
封面：包含論文標(biāo)題、作者信息等目錄：文章的大綱正文：一級(jí)標(biāo)題二級(jí)標(biāo)題文章內(nèi)容……尾注、參考：注釋、備注或引文
封面
雖然有可能很多時(shí)候，對(duì)于一篇報(bào)道來(lái)說(shuō)，一個(gè)標(biāo)題加一個(gè)副標(biāo)題就能直接解決問題，但是單個(gè)封面會(huì)讓整篇論文的布局更加正式，讓論文的主旨更加鮮明。Word有一個(gè)默認(rèn)的封面格式，可以在“菜單欄→插入→封面”打開。
當(dāng)然，肯定會(huì)有預(yù)設(shè)封面不符合我們學(xué)術(shù)報(bào)告嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼w設(shè)計(jì)的情況。當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)手動(dòng)修改Word預(yù)設(shè)模板的樣式太麻煩時(shí)，其實(shí)可以通過組合表格、文本框等組件來(lái)創(chuàng)建一個(gè)自定義封面。
下面是一個(gè)典型的封面例子。一個(gè)清晰的紙質(zhì)封面至少應(yīng)該包括三個(gè)要素:報(bào)告標(biāo)題、個(gè)人信息和寫作日期。標(biāo)題可以用文本框排版，而個(gè)人信息和寫作日期更推薦表格形式。
我們可以用橫向文本框?qū)⒄撐臉?biāo)題固定在封面的任意位置，一般以全頁(yè)的前1/3為標(biāo)準(zhǔn)。在頁(yè)面底部固定個(gè)人信息、指導(dǎo)老師、寫作日期等信息。上圖中，我用無(wú)邊框表格嵌套文本框做了一個(gè)信息模塊，既能方便的固定模塊的位置，又能保證模塊內(nèi)部信息的整潔。
用表格排版版面信息非常方便。我們可以使用表格來(lái)保證內(nèi)部文字排版的整潔，不需要手動(dòng)使用空 grid、tab等主動(dòng)格式。通過隱藏表格的邊界，我們可以使單個(gè)模塊整潔一致。
同時(shí)，我們可以通過單擊任何圖片、文本框和其他元素來(lái)調(diào)用“繪圖工具→格式”，然后選擇對(duì)齊選項(xiàng)卡下的“使用對(duì)齊參考線”來(lái)幫助我們將標(biāo)題文本框居中。
目錄
一篇文章不能沒有提綱，一篇論文不能沒有目錄。Word可以自動(dòng)為我們生成目錄。在“參考→目錄”位置，我們可以直接選擇默認(rèn)目錄。在這里，我推薦直接使用“自動(dòng)目錄”，這樣在后續(xù)的設(shè)置中，就可以通過設(shè)置一級(jí)標(biāo)題和二級(jí)標(biāo)題的樣式來(lái)自動(dòng)更新目錄和對(duì)應(yīng)的頁(yè)碼，實(shí)現(xiàn)目錄的自動(dòng)加載和更新。詳見下一節(jié)“各級(jí)標(biāo)題和正文”。
需要注意的是，目錄本身也是一個(gè)段落，所以我們可以直接選擇整個(gè)目錄，然后選擇定義段落樣式，從而定義目錄本身的行距、字號(hào)等樣式，也可以選擇修改目錄標(biāo)題的樣式，以匹配我們下面各級(jí)的標(biāo)題。
各級(jí)標(biāo)題和文本
終于到了我們論文的正文。一篇段落清晰、邏輯清晰的論文是最感人的，所以我們?cè)趯懻撐闹安粌H可以列出提綱，還可以通過論文中的標(biāo)題來(lái)體現(xiàn)論文報(bào)告的各個(gè)部分和模塊。
Word的樣式直接幫助我們定義各個(gè)層次的標(biāo)題，比如文本、標(biāo)題1、標(biāo)題2，還有其他樣式選項(xiàng)供我們直接使用。但是很多時(shí)候我們?cè)趯懳恼碌臅r(shí)候會(huì)忽略這些預(yù)設(shè)的樣式，一個(gè)標(biāo)題一個(gè)標(biāo)題的調(diào)整，這樣不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且也無(wú)法讓W(xué)ord知道我們文章的段落輪廓。
我們可以通過直接將光標(biāo)放在標(biāo)題行上，選擇某個(gè)級(jí)別的標(biāo)題樣式來(lái)聲明標(biāo)題。經(jīng)過這樣的配置，我們不僅可以直接統(tǒng)一修改某一級(jí)標(biāo)題的樣式，還可以讓前面提到的Word自動(dòng)生成和更新目錄的功能生效。同時(shí)也可以統(tǒng)一整個(gè)文檔內(nèi)部文字的樣式，包括字體、字號(hào)、段落格式等等。關(guān)于這一部分，請(qǐng)參見下面的“設(shè)置全局格式”。
尾注，參考文獻(xiàn)
在文章的最后，我們用Word注釋尾注的時(shí)候，一般是寫清楚注釋或者注明參考文獻(xiàn)。Word為我們提供了在“引用→插入尾注”中直接插入并維護(hù)尾注模塊的功能。
在使用的過程中，我們可以直接在上面需要注釋的地方選擇“插入尾注”，Word會(huì)在文檔末尾自動(dòng)為我們維護(hù)尾注列表，并做適當(dāng)?shù)某溄樱浅７奖恪?/p>
全局格式的設(shè)置
到目前為止，我們已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了一張優(yōu)秀紙張的骨架，然后通過適當(dāng)?shù)拇蚰ィ涂梢宰屛覀兊募垙堊兊谜麧嵜烙^。
上面我提到了Word可以給我們提供全局的樣式設(shè)置，這樣我們就不需要寫一段自然的段落來(lái)更新一次樣式了。在“開始→樣式”中，我們可以直接修改一個(gè)模塊的格式，創(chuàng)建樣式，將樣式應(yīng)用到文本的某一部分等等。
這里也是我提到的用“style”統(tǒng)一我們整篇文章文本格式的方法。Word會(huì)默認(rèn)將無(wú)標(biāo)題(或未定義的文字)識(shí)別為“正文”，這樣我們就可以通過修改“正文”的格式來(lái)使整篇文章的格式一致。
值得一提的是，如果沒有給出字體或樣式要求，我建議將系統(tǒng)自帶的默認(rèn)宋體替換為“思源宋體”，或者更準(zhǔn)確的說(shuō)，源漢襯線。和Adobe發(fā)布的開源字體家族“思源宋體”論文的基本格式是什么，在各種設(shè)備上的顯示和渲染效果，以及導(dǎo)出為PDF或直接打印到紙質(zhì)出版物上，都要比系統(tǒng)默認(rèn)宋體好很多。
思源宋體幾乎涵蓋了簡(jiǎn)體中文、繁體中文、日文、韓文，當(dāng)然還有英文字符等所有的CJK字體符號(hào)，所以使用思源宋體會(huì)大大讓你的整篇文章好看。
圖紙和表格的標(biāo)題
雖然一篇論文的內(nèi)涵和觀點(diǎn)決定了它的學(xué)術(shù)價(jià)值，但是一篇沒有圖片和圖表的論文，不僅枯燥無(wú)味，缺乏內(nèi)容，而且難以理解。在文章中附上適當(dāng)?shù)膱D片和圖表，利用折線圖和餅狀圖進(jìn)行直觀的數(shù)據(jù)展示，會(huì)讓你的文章可讀性更強(qiáng)。
為了方便清晰地格式化和指向某一張圖紙或明細(xì)表，我們通常會(huì)在圖紙和明細(xì)表上加上“題注”，如圖1、表3、圖6-4等。然而，我們經(jīng)常在圖片的正下方添加一行文字，將其居中，縮小字體大小，并將其改為斜體作為我們圖片的標(biāo)題。這種方法不僅可以有效的標(biāo)注圖片圖表，有時(shí)候一張圖片的題注因?yàn)槲淖值脑蚱鋵?shí)是在圖片的下一頁(yè)。
事實(shí)上，Word已經(jīng)為我們準(zhǔn)備了一種額外的標(biāo)題方式。我們可以直接選擇一張圖片、一張表格或一張圖表，右鍵點(diǎn)擊，在菜單項(xiàng)中選擇“插入標(biāo)題”。
Word中的題注設(shè)置也是可玩的，我這里介紹的并不是全部，但是這篇文章Word中的題注和目錄是可以自動(dòng)詳細(xì)介紹的，推薦大家閱讀。
總結(jié)
這里基本介紹了一些使用Word進(jìn)行論文、報(bào)告簡(jiǎn)單排版的小技巧。這些操作雖然看起來(lái)很基礎(chǔ)，但是真的可以讓你的論文和報(bào)告有一個(gè)清晰美觀的外殼。當(dāng)然，Word的操作不僅限于我所介紹的。作為我們每一個(gè)一族都會(huì)接觸到的工具，Word有著越來(lái)越多深刻的技巧值得探索。希望看完這篇文章，我們的排版水平能在“只用空網(wǎng)格和制表符對(duì)齊”的基礎(chǔ)上有所提高。感謝閱讀。