果你在使用Excel表格時遇到了"只讀模式"，這意味著該文件受到了保護，你無法修改或編輯表格。我們可以手動調(diào)回正常模式，那么表格只讀模式怎么改為編輯模式?下面小編就來給大家講一講excel表格只讀文檔改為正常的操作教程，有需要的可以來看看。
方法一、文件屬性關閉
1. 在 Windows 電腦頁面上，右鍵點擊需要編輯的表格。
2. 在彈出的窗口中選擇“屬性”選項。
3. 在表格屬性頁面中找到“只讀”屬性選項，取消勾選。
4. 點擊“應用”按鈕進行保存。 如果表格仍然無法編輯，需要確定是否有其他用戶正在使用該表格或者是否被鎖定。
方法二、另存為關閉
1. 在Excel頁面中，點擊左上方的“文件”選項，之后選擇“另存為”選項，并點擊“桌面”選項。
2. 打開“另存為”窗口后，點擊窗口下方的“工具”選項，然后在彈出選項中選擇“常規(guī)選項”。
3. 進入“常規(guī)選項”窗口后，取消勾選“建議只讀”選項，并點擊“確定”按鈕保存更改。
4. 設置完成后，點擊“另存為”窗口中的“保存”按鈕即可取消Excel表格的只讀屬性。
以上就是小編為大家?guī)淼谋砀裰蛔x模式改為編輯模式的操作教程，兩種方法都可以解決問題，希望可以幫到大家。
日常的電腦使用中，重命名文件是一項常見且重要的任務。無論你是要整理文件夾、更新文檔標題，還是糾正拼寫錯誤，掌握多種重命名文件的方法都可以提高效率，讓你的工作流程更加順暢。以下是幾種在 Windows 中重命名文件的有效方式，適合不同場景和偏好。
1. 右鍵菜單法
這是最直觀也是最常見的方法之一。只需右鍵點擊你想要重命名的文件，然后在彈出的上下文菜單中選擇“重命名”。文件名將變?yōu)榭删庉嫚顟B(tài)，輸入新名字后按回車鍵即可完成重命名。
優(yōu)點： 快速且直觀，適合單個文件的重命名。
缺點： 不適用于批量重命名，且在長文件名時可能需要額外的滾動才能完全編輯。
2. 鍵盤快捷鍵法
如果你喜歡使用鍵盤操作，可以嘗試這種方法。首先，選中你想要重命名的文件，然后按下 F2 鍵。文件名將立即變?yōu)榭删庉嫚顟B(tài)，輸入新名稱后按回車鍵完成重命名。
優(yōu)點： 更快的重命名速度，特別是對于熟練的鍵盤用戶。
缺點： 同樣不適用于批量重命名，且新用戶可能需要一段時間來習慣。
3. 使用資源管理器地址欄
這個方法對于快速修改文件名的一部分特別有用。在 Windows 資源管理器中，直接在地址欄輸入文件路徑，然后按回車鍵，接著再次點擊文件名的部分，你就可以編輯文件名中的任何部分了。
優(yōu)點： 方便修改文件名的某一部分，如日期或序號。
缺點： 可能需要多次點擊才能準確選中需要修改的部分。
4. 利用 PowerShell 或命令行
對于需要批量重命名或進行復雜命名規(guī)則的用戶，PowerShell 和命令行提供了強大的工具。例如，你可以使用以下 PowerShell 命令來批量重命名文件：
Get-ChildItem -Path "C:\YourFolder" | Rename-Item -NewName { $_.FullName -replace 'oldtext', 'newtext' }
這將把指定文件夾中所有包含“oldtext”的文件名替換為“newtext”。
優(yōu)點： 高效的批量處理和高級命名規(guī)則支持。
缺點： 需要一定的腳本知識，對普通用戶可能不夠友好。
5. 第三方軟件
市面上有許多第三方軟件專門用于文件重命名，如簡鹿文件批量重命名、Bulk Rename Utility、PowerRename 等。這些工具提供了豐富的選項，如批量替換、添加前綴/后綴、基于日期或元數(shù)據(jù)重命名等，非常適合處理大量文件。
優(yōu)點： 極大的靈活性和定制化能力，適合專業(yè)用戶。
缺點： 可能需要付費。
總結
每種方法都有其適用場景和優(yōu)缺點，了解并掌握它們可以讓你在不同的情況下更加得心應手。無論是簡單的文件名更改還是復雜的批量重命名，Windows 都提供了足夠的工具和途徑，幫助你高效地完成任務。根據(jù)你的具體需求和技能水平，選擇最適合你的方法吧！
文檔管理是秘書的重要工作內(nèi)容。高科技產(chǎn)業(yè)化進程的不斷加快使整個社會正在向著信息網(wǎng)絡化、資源共享化的方向不斷發(fā)展，這一切都使傳統(tǒng)的文檔管理模式與利用方式發(fā)生了深刻的變革。隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)與廣泛應用,出現(xiàn)了許多的新型載體檔案，而舊有的傳統(tǒng)文檔也依然在使用。面對不同的文檔模式，如何使文檔管理進一步標準化，如何增強文檔的使用效率，如何形成標準的檔案管理模式，是秘書應該加強學習的另一個方面。
文件簽發(fā)是絕大多數(shù)文件生效的法定環(huán)節(jié)，只要文件一經(jīng)簽發(fā)即成為定稿，同時也會具備正式公文的效力。文件簽發(fā)是秘書工作內(nèi)容的一項重要內(nèi)容，同時，簽發(fā)也是上級在文件方面的權力體現(xiàn)，一旦簽發(fā)文件，即表示個人將對該份文件承擔全部的責任。因此，在進行文件簽發(fā)時，秘書必須獲得上司的授權，并要做到“先閱讀、后簽字”。
一般而言，文件簽發(fā)可以分為四種類型：
·正簽，即簽發(fā)人在自身法定職權范圍內(nèi)簽發(fā)公文。單位的正職領導人通常是以單位名義行文的文件的正簽人。
·代簽，即根據(jù)授權代他人簽發(fā)文件。例如，秘書在上司因公外出時所獲得的授權簽發(fā)即屬此類。
·核簽，又稱加簽，即上級領導部門或機關代下級部門或機關審核簽發(fā)文件。核簽文件常見于上級機關批轉下級機關的文件，以便讓文件在更大的范圍內(nèi)生效。
·會簽，即聯(lián)合行文的文件，要由文件內(nèi)容涉及的所有部門或機關負責人對該文件進行簽署。
文件簽發(fā)是一件非常嚴肅的事情，在簽發(fā)過程中，秘書應當按照以下簽發(fā)規(guī)范，協(xié)助上司做好簽發(fā)工作：
機構內(nèi)部要建立分層簽發(fā)制，落實文件的具體簽發(fā)人。不是所有的文件都要找正職領導人簽發(fā)，但其他領導人也不能任意簽發(fā)文件。
簽發(fā)后的文件未經(jīng)簽發(fā)人同意，一般不能隨意改動。為避免不應有的反復簽發(fā)，簽發(fā)前一定要認真審核。
簽發(fā)人要在“發(fā)文稿紙”的相應欄目里規(guī)范簽發(fā)，不能在文件的任意地方隨便簽發(fā)。簽發(fā)的內(nèi)容要完整。簽發(fā)的內(nèi)容包括：是否同意簽發(fā)，通常是“發(fā)”“急發(fā)”等字樣；簽發(fā)人的職務、姓名及日期；代簽時標注簽發(fā)的類型（如“代”“代簽”等字樣）。
在面對文件的簽發(fā)時，秘書人員還應注意文件的注發(fā)。注發(fā)是指文件在簽發(fā)之后由秘書人員在定稿上批注繕印制發(fā)要求。注發(fā)并非所有文件都必須經(jīng)過的一個環(huán)節(jié)，在一些由秘書進行直接繕印的文件上，往往并不需要注發(fā)；但是，對于一些非秘書人員承辦的文件，則應注明注發(fā)具體的繕印要求。
注發(fā)的內(nèi)容通常包括以下幾點：
·明確文件的發(fā)授范圍，包括閱讀文件的級別限制、文件的密級和緊急程度，確定印發(fā)份數(shù)、印制的時間要求等；
·明確繕印的方式，是打印還是印刷；
·賦予發(fā)文字號；
·對版式和具體的印刷細節(jié)做出注明。
收集資料不是為了收集而收集，而是為了保存它們的信息價值。因此，秘書在存放資料時，要分門別類地進行存放，以此來保證資料容易檢索，便于保管。
在進行文件分類時，秘書人員應根據(jù)文件所屬年份、所屬機構來進行分類：
·如果文件上有屬于不同年度的幾種日期，以最能說明該文件特點的日期作為分類的根據(jù)。
·法律、法令和條例等法規(guī)性文件，以批準日期為根據(jù)；公布生效的文件，以公布日期為根據(jù)；指示、命令等指導性文件，以簽署日期為根據(jù)。
·會議記錄以開會日期為根據(jù)。
·計劃、總結、預算、決算、統(tǒng)計報表以內(nèi)容針對時間為根據(jù)，跨年度的計劃可放在開始年度，跨年度的總結可放入最后年度。
·在按組織機構進行文件分類時，對涉及幾個機構的文件，應遵循有關的規(guī)定，將文件合理而有規(guī)律地歸入相應的類別。
在日常工作中，以下分類方式是秘書人員經(jīng)常用到的：
·年度分類法：就是以形成和處理文件的年度為標準，將檔案分成各個類別。
·組織機構分類法：指的是根據(jù)文書管理階段和處理文件的承辦單位進行分類，也就是按照立檔單位的內(nèi)部組織機構將檔案分成若干類別。
·問題分類法：是以文件內(nèi)容所涉及的問題為根據(jù)，將檔案分成各個類別。
由于單一的分類法難以滿足實際工作的需要，所以，在實際工作中通常將幾種分類方法結合使用，形成復式分類法。
·組織機構——年度分類法：先將立檔單位內(nèi)的檔案按照內(nèi)部機構分類，然后在每個內(nèi)部機構類下再按年度分類。
·年度——組織機構分類法：先將立檔單位內(nèi)的檔案按年度分開，然后在每個年度內(nèi)再按組織機構進行分類。
·年度——問題分類法：先將立檔單位內(nèi)的檔案按年度分開，然后在每個年度內(nèi)再按問題進行分類。
·機構問題——年度分類法：先將立檔單位內(nèi)的檔案按照問題分類，然后在每個問題類下再按年度分類。
在實際工作中，人們往往結合保管期限進行分類，比如有年度——組織機構——保管期限分類法、年度——問題——保管期限分類法、年度——保管期限——組織機構分類法，年度——保管期限——問題分類法，保管期限——年度——組織機構分類法，保管期限——年度——問題分類法等分類方式。
文件清退是指根據(jù)有關規(guī)定，收文機關在文件辦理完畢后將其退還給發(fā)文機關或文件的專門保管部門的活動。清退工作是為了防止文件丟失和信息泄密，保護組織秘密和信息安全。
對于已辦理、審閱過的文件，秘書人員應進行定期清理檢查，并進行分類整理，從而決定文件的“去”“留”“存”“毀”的過程。在這一過程中，清退已沒有使用價值的文件是一項主要的內(nèi)容。
在實際工作中，需要清退的文件類型有：
·上級組織下發(fā)的絕密性文件，并指定要定期回收的；
·在文件草擬、征求意見階段，相關組織定向發(fā)出，向部分組織或個人了解和征求意見的未定稿；
·存在重大錯誤的文件需要收回修改和完善的；
·一些非正式途徑發(fā)出的內(nèi)部講話稿或內(nèi)部資料，有時也需要收回。
文件銷毀是指對那些辦理完畢、不具備保存價值或保存條件的文件進行毀滅性處置的活動。銷毀文件是為了減少文書管理的工作量或防止泄密。
通常情況下，辦理完畢后可以銷毀的文件有：
·重份文件，即在有多份文件的情況下可以考慮銷毀多余的復制件；
·涉密性文件在不便退回和保管的情況下，可以考慮即時銷毀；
·與本組織主要業(yè)務無關、臨時性的事務性文件，如市消防局下發(fā)的《防火通知》等；
·非文件的資料，如起草文件過程中利用的復印資料、廣告類的郵寄資料等。
文件暫存是指對那些不宜及時銷毀也不需要歸檔進行長期保存的文件，在辦理完畢后可以將其簡單整理，放入暫存文件夾，以待將來重新判斷其價值的活動。
實際工作中，下列文件可以做暫存處理：
·短期內(nèi)需要頻繁查閱的重復文件或復制件；
·上級部門下發(fā)的非針對本組織的普及性文件，如總公司給各個分公司簽發(fā)的辦公室管理新建議；
·一時難以準確判斷是否留存或銷毀的文件。
面對清退文件，秘書人員需要謹慎地對待：一些重要文件在未得到上司許可的情況下，寧可多保存些時間，也不可貿(mào)然銷毀。
文件傳閱——特別是重要的文件傳閱，在內(nèi)部往往需要有嚴格的閱讀秩序來進行輔助，而這種秩序是否能夠樹立，完全決定于秘書是否能在日常工作中做到文件規(guī)范傳閱。
梁秘書今天受到了總經(jīng)理的嚴厲批評。早上，總經(jīng)理將一份公司絕密文件交給了梁秘書，并囑咐他，里面有重要的信息，需要各個部門的主管閱讀、簽名之后再返還給自己，同時還要交上閱后報告。
當梁秘書將文件拿到業(yè)務部經(jīng)理那里時，業(yè)務部經(jīng)理正在忙碌：“小梁，這樣吧，你先把文件放那兒，等我手中的活做完之后，我就馬上閱讀！”
梁秘書有些猶豫：“總經(jīng)理說了，必須交給您本人，您可要馬上閱讀啊！另外，還需要您寫出簡單的閱后報告，半小時之后，我來拿，好嗎？”
“行，你忙你的去吧！”
結果，二十幾分鐘之后，梁秘書收到了業(yè)務部經(jīng)理的電話：“小梁，你的文件放哪兒了？我找不到了！”
小梁嚇了一跳，立即趕往了業(yè)務部，在一群人的尋找之下才知道，業(yè)務經(jīng)理的秘書把文件誤收到了普通文件中——雖然是虛驚一場，但是梁秘書還是受到了總經(jīng)理的嚴厲批評：“如果這份重要文件丟失了，你怎么擔得起責任？”
文件傳閱是一份文件在多個部門或多位領導之間流轉，若是處理不好，可能會造成文件傳遞的延遲或丟失。雖然嚴格來說，梁秘書的錯誤并不算是他所造成的，但其在傳閱過程中對文件的失控卻是顯而易見的。
秘書人員在對文件傳閱管理的過程中，需要注意以下問題：
一般情況下，閱文者應和文件傳遞者（文書或秘書人員）保持直接的聯(lián)系，即由文件傳遞者將文件交給某位閱文者，該閱文者閱讀完畢后應將閱文和閱文單再回交給文件傳遞者，由文件傳遞者再將閱件和閱文單交給下一位閱文者。應盡量避免文件在幾個閱文者之間直接傳遞，以防文件失控現(xiàn)象出現(xiàn)。
在組織文件傳閱時，要合理規(guī)范文件的傳閱順序。通常情況下，先將文件送給主要領導，然后送主管領導及其他副職領導，再送有關部門負責人，最后送有關人員。
一份文件傳閱的最終速度應控制在兩天以內(nèi)，閱辦后退回內(nèi)業(yè)負責人。
文件傳閱并不是傳閱范圍越廣越好，而要根據(jù)實際情況，本著“有關者必閱，無關者不閱”的原則，合理控制傳閱范圍。
若是所在機構有條件的話，秘書人員應建議上司建立起專門的傳閱室，或是利用會議閱文，在允許的情況下采用復印副本等多種方式和渠道提高閱文的效率。
在文件傳閱的過程中，發(fā)生文件遺失或泄密情況的話，秘書人員必須及時報告相應主管人員，以便采取補救措施，進行處理。
閱文人在閱文后要在“文件傳閱單”上簽署姓名或意見。簽閱文件要使用藍、黑色墨水，不能使用色筆、圓珠筆和鉛筆。
文件傳閱是文書工作中一項經(jīng)常而又比較瑣碎的任務。它要求秘書人員除掌握文書處理工作的原則規(guī)定和基本要求外，還要注意探索總結文件傳閱的特點和規(guī)律，才能把文件傳閱工作做活，使其真正發(fā)揮承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的作用。
傳統(tǒng)的檔案管理的對象僅局限于文件與檔案，如今隨著檔案管理的進一步發(fā)展，知識管理已經(jīng)成為了檔案管理的必然趨勢：強調(diào)信息、知識資源的集成與整合，是形成知識積累、讓檔案管理更上一層樓的最基本原則。
一般而言，檔案中隱藏著許多隱性知識，但是因為隱性知識難以被獲取、傳播與利用，所以其價值并未充分體現(xiàn)出來。檔案管理的新境界便是要求從單純的檔案積累發(fā)展到知識積累，從而實現(xiàn)隱性知識的進一步顯性化轉換。
在進行文件管理、獲得信息的過程中，秘書人員往往會自然而然地運用其大腦中的隱性知識來對問題進行認識與理解。在這一過程中，若是個人可以專門對每日的工作進行記錄，并將自己所思考到的問題進行明確書寫的話，便能夠避免檔案知識隱性化，并有助于所在組織形成檔案知識明顯化、程序化。
在國內(nèi)一家中外合資企業(yè)中，對方實施知識管理的一項重要措施就是，對于所有的文件觀察都由秘書進行，并需要秘書填寫工作日志、信息觀察日記等，從而在檔案管理的過程中實現(xiàn)了知識的進一步發(fā)掘，并避免了相關人員流失時出現(xiàn)信息流失的現(xiàn)象。
許多隱性知識是秘書在多年的工作過程中日積月累產(chǎn)生的，或是在某項工作完全結束以后，經(jīng)過二次的回顧與反思而形成的，這就要求個人形成總結性文件。此類的總結性文件所產(chǎn)生的知識要比傳統(tǒng)程序化文件的固化隱性知識更加精煉與深刻。
美國Bain管理咨詢公司在顧問團隊完成某個項目之后，會立即讓負責該團隊工作的秘書人員對小組成員交上來的個人體會、經(jīng)驗與感想進行總結，并提交給公司的知識庫。這種知識管理的經(jīng)驗就屬于現(xiàn)有檔案文件的總結。
國內(nèi)某傳媒公司在2005年曾經(jīng)有一個項目，項目團隊進行了《項目建議書》《項目計劃書》等文件的詳細撰寫，但是后來因為客戶方面存在一定的原因，該項目被迫停止。但是沒有想到，在進入2011年以后，客戶又要求重新將該項目納入實施范圍之中，但是，公司已無法找到相關的檔案，因為當時的秘書人員認為沒有實際啟動的項目的文件不值得進行管理，無須歸檔。最終，公司不得不一切從頭做起，這便造成了大量的人力、物力資源的浪費。
檔案部門一般都制定相關歸檔信息，但是傳統(tǒng)的歸檔信息往往會只重視那些有憑證價值的正式文件，而對一些非正式的文件或是價值較小的一般性文件則予以排除。但事實上，此類檔案中也會存在許多知識，如員工撰寫的工作材料、某段時期內(nèi)進行的工作總結等，皆屬于此類文件。
在過去，收集、管理外部信息多半屬于競爭情報部門的工作。如今，信息早已成為了企業(yè)必不可少的發(fā)展條件之一。因此，秘書人員應將收集、管理外部信息、知識與檔案收集融合在一起，以進行新的知識獲取。
例如，海信電器的基層秘書人員除了協(xié)助上司進行工作以外，還需要對每一個型號的彩電產(chǎn)品生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售各個環(huán)節(jié)的檔案進行整理，同時大力從各種資源上搜集反映國內(nèi)、國際同類產(chǎn)品市場供求和發(fā)展趨勢的最新信息，并定期編制成檔案信息動態(tài)，及時發(fā)放到企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售等部門和有關技術人員手中，為他們提供最及時、最完整的檔案信息服務，為企業(yè)決策做出了重要的貢獻。
讓檔案收集進一步升級為知識積累與創(chuàng)新并不是一件簡單的事情，對于秘書人員而言，個人能否意識到檔案中有可能蘊藏的信息與資源，能否做到程序化、總結化地生成文件，是獲得顯性與隱性知識的關鍵。
隨著時代的發(fā)展，如今電子檔案早已成為了秘書工作中一個不可或缺的信息助手。電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，其在保存與維護上更加復雜。如何保存、維護電子檔案，使之安全、可靠，同時永久處于可準確提供利用的狀態(tài)之下，是秘書人員在進行電子檔案保存時應該注意的問題。
某日，秘書楊楊正在網(wǎng)上與同事商議事情，在毫無征兆的情況下，一位好友給她發(fā)了一個網(wǎng)絡鏈接：“來看看吧，這是我今天剛剛拍的照片。”雖然楊楊也知道，大部分的網(wǎng)絡病毒是靠點擊傳播的，但她依然因為對方是好友而沒有多想，并順手點開了網(wǎng)址。
打開之后沒幾分鐘，楊楊就發(fā)現(xiàn)自己的電腦完全陷入了癱瘓，不僅鼠標不能移動，就連重新啟動電腦都沒有用。無奈之下，她只好直接按了開機鍵，意想不到的事情發(fā)生了：再開機時，機器根本就打不開。
請來技術人員之后，對方告知楊楊：“你的電腦系統(tǒng)已經(jīng)被病毒完全破壞，需要重裝系統(tǒng)。”楊楊想起，今年有關公司新項目的一切資料都被自己存在了電腦里，這下子，許多天的忙碌全完了，而上司也因此大發(fā)雷霆。
電子文件雖然在一定程度上極大地推進了辦公自動化發(fā)展，但是，若對電子文件保存不善的話，勢必會遭遇如同楊楊一樣的大麻煩。因此，在電子檔案的保存過程中，秘書人員需要注意以下問題：
一般情況下，電子檔案多半應存在自己的個人電腦或是便捷的移動硬盤、U盤中。此外，一些特定的文件很可能需要以脫機形式存于磁、光介質(zhì)上。存在此類介質(zhì)上以后，秘書人員還應建立起適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，存放此類文件的環(huán)境溫度最好控制在15℃～27℃，相對濕度在40%～60%之間為最佳。同時，電子檔案應放于防塵、防火、防光性比較好的地方，遠離強磁場和有害氣體等。
電子檔案多半是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在日后的利用過程中，必須依賴于電子計息機軟件平臺把電子檔案的內(nèi)容進一步還原成人們可以直接閱讀的格式，但科技日新月異，各類讀取軟件的技術也更新極快，因此，在對電子檔案本身進行很好的保存以外，還必須對其所依賴的技術、數(shù)據(jù)結構等相關原理加以保存。
對于一些較為特殊的電子檔案，秘書人員必須以原始的格式加以還原與顯示，具體而言可以采用以下三種方式：
·保存電子檔案相關的支持軟件，即我們在上面提到的保存其所依賴的技術原理；
·保存電子檔案中最原始的電子圖像；
·將電子檔案打印輸出，或是制成縮微品，這是最為妥當?shù)挠谰帽４娣椒ā?/p>
因為電子檔案很容易受到保存環(huán)境的影響，所以，秘書人員最好每年進行一些抽樣檢查，并在發(fā)現(xiàn)問題時立即采取恢復措施。
電子檔案并非永久性的，為了避免其受到損害，對于非常重要的文件，秘書人員應進行定期的拷貝，以確保其可靠性。對于其他檔案，則應每四年拷貝一次，且原載體繼續(xù)保留時間不少于四年。
對電子檔案進行保存與維護是一項非常重要又非常復雜的工作，所以，秘書人員在平日里應充分地對自我環(huán)境、設備、技術、人員與電子檔案的具體特點進行綜合的考慮，來制訂相關的技術方案與工作模式，以確保電子檔案的永續(xù)利用。
有不少秘書雖然會使用電腦，但是自己電腦中的文件，特別是一些自己編寫的報告、文字等存放起來有很大的隨意性，時間長了，想要找到自己想要的文件，都會變得比較困難。而一旦電腦重裝系統(tǒng)，這樣的文件放置方法就往往會使大量的文件與數(shù)據(jù)無法找到。所以，秘書人員養(yǎng)成良好的個人文件管理習慣是非常有必要的，這是一種自我能力的培養(yǎng)，更是一種職業(yè)技能的素養(yǎng)所在。
若你打開秘書Aoliya的電腦，你會深為其整潔性驚嘆：桌面上，除了必要的圖標以外，看不到任何雜亂。每一個文件夾，都被標上了名稱：“上司講話”“最近工作”“信息收集”“下屬意見”“目前未解決問題”……
乍看之下，有人會誤認為Aoliya有強迫癥，但事實上，Aoliya的解釋很簡單：“我沒有任何心理疾病，我不想在找文件上浪費太多的時間，將自己的電子文件歸類放好，你才有機會將自己的工作做得更好。”
你平日里是如何對待自己的電子文件的？與Aoliya相比，你的電子文件整潔程度有多高？
電子文件是辦公自動化發(fā)展的產(chǎn)物，它的出現(xiàn)改變了傳統(tǒng)的組織工作方式和管理方法，單位的檔案部門遇到了許多在管理紙質(zhì)檔案中所沒有遇到的問題。電子文件有許多不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的特性，這就決定了其在管理方面有很多特殊性。當然，電子文件管理過程中一些問題的徹底解決，還要依賴于現(xiàn)代科技的繼續(xù)發(fā)展，秘書應該順應時代的要求，努力掌握電子文件的管理程序和方法。
秘書人員在進行電子文件的收集與積累時，需要注意以下方面：
·有考察價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質(zhì)時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留。
·在“無紙化”計算機辦公或事務系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。
·計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應注意其對設備的依賴性以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數(shù)據(jù)。
·用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性。
·用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件，如果采用非標準壓縮法，則應將相關軟件一并收集。
·保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件之間相互建立準確、可靠的標示關系。
·用視頻設備獲得的動態(tài)圖像文件，收集時應注意收集其壓縮算法和軟件。
·用音頻設備獲得的文件，收集時應注意收集其屬性標示和相關軟件。
·由計算機多媒體技術制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式的，收集時應注意參數(shù)準確、數(shù)據(jù)完整。
在完成以上文件的收集以后，秘書人員還應及時按照要求制作電子文件備份；每份電子文件均需在電子文件登記表中登記；電子文檔登記表應與電子文件的備份一同保存；電子文件登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存；同時編制電子文件性質(zhì)代碼，制定相關管理制度，并嚴格按制度執(zhí)行。
電子文件的整理，應按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中管理，并同時填寫完整的文件登記表。
在歸檔方面，電子檔案的歸檔方式有物理歸檔和邏輯歸檔。
·物理歸檔是將計算機及其網(wǎng)絡上的電子檔案集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，并向檔案部門移交的過程。
·邏輯歸檔是指文件形成部門將歸檔電子檔案的邏輯地址通知檔案部門，檔案部門通過網(wǎng)絡接收、控制與管理電子檔案。
實時歸檔與定期歸檔
實時歸檔是在電子檔案形成后即時歸檔，定期歸檔是按規(guī)定的歸檔周期歸檔。采用邏輯歸檔的單位，應盡可能實時進行，以免發(fā)生失控。采用物理歸檔方式的單位，電子檔案的歸檔時間可借助紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)驗，遵照有關規(guī)定定期完成。雙套歸檔的電子檔案和紙質(zhì)檔案，歸檔時間應統(tǒng)一。
秘書人員應按所在機構的具體需求與實際情況進行仔細的歸檔。除此以外，在進行電子檔案的歸檔時，秘書人員應注意以下要求：
·歸檔的電子檔案應完整齊全，凡是歸檔范圍內(nèi)的文件均應及時歸檔，不得分散保存。
·歸檔的電子檔案應真實有效，文本文件應是最后定稿，圖形文件如經(jīng)更改，應將最新版本連同更改記錄一并歸檔。各種文件的草稿，應根據(jù)需要決定是否歸檔。
·在歸檔時要對歸檔的電子檔案整理。文件形成部門應對文件載體進行整理，在其包裝盒表面粘貼說明性標簽，同時注明編號、名稱、密級以及存放檔案的軟硬件環(huán)境等。
在現(xiàn)實工作中，電子文件的放置可能會因為組織、所在部門的不同而在方法上有所出入，但多半方法皆是按以上原則進行的。秘書人員應嘗試著讓自己在工作過程中，不斷地對以上方法進行運用，以求獲得更高效的電子文件管理結果。
郵件是進行公務往來、人際交流的重要途徑，也屬于秘書人員應謹慎對待的文檔之一。在進行郵件處理時，有些秘書也會因為粗心而造成錯誤。
小吳今天一直在忐忑不安中：早上的時候，收發(fā)室轉給了他一份信件，上面的姓名是給處長的。一般情況下，處長的公務郵件都是由自己查閱的，而這封信是由法院的信封寄送來的，小吳以為，該次信件肯定也是公務信件。
可是，在開啟之后，小吳才發(fā)現(xiàn)，這完全就是一封私人郵件：處長的妻子是法院的工作人員，而她這封信的內(nèi)容是向處長提出離婚——處長與妻子的感情不好，這件事單位里面人盡皆知，但是誰也不敢議論，處長平日里最討厭談論私事。
現(xiàn)在，處長正在出差，他肯定還不知道自己家的后院起了大火。小吳心想：拆錯了信件，該怎么辦？
其實小吳所遇到的問題在現(xiàn)實工作中并不少見，這便要求秘書人員在平日里做好一些細致的觀察工作。
秘書在接收到郵件后，要根據(jù)郵件的外部特征對郵件進行簡單分類，以便于進行下一步處理。通常的分類處理分為兩個步驟：
（1）要區(qū)分私人郵件和公務郵件。私人郵件通常由收件人親自處理，秘書人員不能擅自啟封。
（2）對公務郵件進行合理分類。通常將公務郵件分為三類：
一是緊急、重要的文件材料，對諸如特快專遞、保價信函、表明涉密的文件材料等要單獨挑選出來，優(yōu)先或特別處理。
二是一般信函。可將既沒有標注緊急、涉密標簽，也沒有通過特殊郵寄方式投遞的一般業(yè)務往來郵件分為一類，在處理緊急郵件后再進行處理。
三是一般意義的報刊、廣告品。這類材料往往是關聯(lián)單位投遞過來的宣傳材料，數(shù)量很多，但意義不大。但對于單位業(yè)務部門為開展相關業(yè)務而索要的材料要慎重對待。
有時候，秘書人員也會收到領導的郵件，這類信件涉及領導的個人隱私，一般不屬于秘書的處理范圍。秘書人員應學會正確區(qū)分領導的私人信件。那么，如何區(qū)分領導的私人信件呢？
（1）從信件的發(fā)信人地址來判斷。公務信件和私人信件的收信人地址是有區(qū)別的。公務信件往往是公對公，發(fā)信人的地址也是機關、企業(yè)的地址；而私人信件的發(fā)信人地址則往往是私人地址。
（2）通過了解領導的社會關系或人際關系來判斷信件是公務性質(zhì)還是私人性質(zhì)，比如，案例中處長的妻子在法院工作，小吳就應該考慮到，這封信極有可能是其妻子發(fā)來的，并在向領導請示之后再決定是否拆啟。
（3）看對收信人的稱呼。公務信件往往會標注收信部門名稱、領導人的職務，而私人信件則往往是親屬、朋友稱呼或是直呼其名。
（4）看信封上有沒有其他的標志，如“私人”“親啟”等字樣。但同時也要注意，表明“親啟”字樣的信件未必都是私人信件，很多宣傳、廣告類的信件為了躲開秘書人員對信件的過濾，也會采用這樣的冒充方式。
（5）看信封的書寫方式。很多私人信件的信封都是手寫的，而公務信件多是打印信封。
通過上述信封上的特征，可大致判斷出信件是公務信件還是私人信件。有些領導也會指示秘書進行私人信件的處理，但是，秘書人員需要記住的是，這需要領導的明確授權。如果秘書人員誤拆了領導的私人信件，應該立即將信件裝回信封中，并在信封上注明“誤拆”字樣，然后將信封封上。
呈送文件的要訣
秘書人員在對信件進行預處理之后，要及時將信件呈送給領導。在給領導呈送信件時要注意：
（1）呈送信件要分類
呈送給領導的信件應該分門別類，標明哪些需要優(yōu)先處理、哪些需要簽字、哪些只需要閱覽，以便于領導根據(jù)自己的時間情況來處理。
（2）呈送信件要完整
呈送給領導的信件應該包括秘書的加注、信件正文、信封和附件，要按照一定的順序，用回形針予以固定，防止在傳閱過程中分散或丟失。
郵件處理的好壞與否，將會直接對秘書與上司的工作進程產(chǎn)生影響。盡量讓自己的處理程序合乎規(guī)范，方便上司工作，是郵件處理工作的前提與要點。