期與大家分享幾個實用的文檔管理技巧。
1、將重要文檔生成副本文件
有時我們會害怕將重要的文件數據弄丟，為了防止這種情況的出現，可以通過以下方式生成副本。
點擊文件——打開，選中需要打開的文檔，然后右擊選擇【打開副本】即可。
2、讓文檔自動定時保存
若是沒有設置好自動保存的時間，在遇到斷電、死機等意外時就會丟失數據，那該如何避免呢？
選中文件——選項，在打開的Word選項對話框中，選擇保存，在保存文檔欄下選中“保存自動恢復信息時間間隔”的復選框，然后根據自己的設置好時間間隔。
3、固定常用文檔
對于常用的文檔，可以通過以下方式將文檔固定在“最近使用的文檔”列表：
選中文檔，點擊類似圖釘的圖標，右擊選擇【將此項目固定到列表】即可。
4、快速預覽文檔
有時文檔太多，會忘記需要編輯的內容，這時若是一個個打開就比較麻煩了，那有沒有什么方式可以不同打開文檔就可以查看內容呢？
答案是肯定的。
打開文檔的存儲位置，選中文檔，之后點擊查看——窗格——預覽窗格即可。
5、快速復制文檔名稱
選中需要復制的文檔，之后長按Shift鍵不放，右擊選擇復制路徑，然后用查找和替換功能，將不需要的內容刪除即可。
以上5個技巧，你用過嗎？若有什么問題，歡迎在下方留言。
聯網時代是一個追求效率和速度的時代。
如果企業以前還可以無視員工電腦.上的文檔共享管理、異地和移動訪問，隨著網盤的出現，則掀開了潘多拉盒子的一角。員工極有可能選擇個人消費網盤來存儲企業的文檔數據，這將給企業帶來巨大的隱患。
IDC數據顯示
在企業組織的數據中，非結構化數據占90%以上，且在逐年上升，在所有的非結構化數據中，文檔類數據占到90%以上。在大部分企業中，50%以上的業務工作都是基于文檔完成的。
權威機構統計得出一一個腦力工作者80%時間是和文檔在打交道其中60%的時間在直接應用文檔。事實還不僅于此，在企業運營過程中，通過文檔和客戶交流的，時間甚至超過90%，應用文檔所產生的人工費占總人工費的40%，占企業總收入的15%!
文檔是企業重要的知識財富，文檔的訪問共享與管理重要性不言而喻。如何在提供良好的文檔訪問共享體驗的同時又能滿足企業信息管理的要求一--安全、高效、可控，這是所有企業需要面對和解決的問題。
01
員工離職
企業員工離職后，他電腦.上的所有文檔資料就被全部.帶走，對于企業來說這些本應該屬于企業的文件財富
就很難再找回和使用。也有一些離職員工因為種種原因離職前把企業共享文件夾上的文件或者其他一些重要文件全部刪除，這種惡意行為對企業造成的損失難以估量。
02
文件權限
在企業發展過程中會產生很多包含技術、財務、銷售客戶等很多機密或者敏感信息的文件，對于這些文件我們就要做一一個權限上的控制，只能讓有權限的人才能進行相應權限的操作和使用。因為一些機密文件外泄而對企業造成重大損失的例子數不勝數。
03
日志管理
有時有一些重要的文檔被人修改了，也不知道是誰在什么時候修改的，修改了哪些內容，沒有任何記錄。有些文檔如合同、圖紙、報價單等在形成過程中，往往需要經過多次修改或多人共同完成，會產生很多版本，而現在企業內部經常用QQ、U盤、Email來傳遞文件，一不小心就會造成版本混亂，如果簽合同和設計用的圖紙誤用了以前版本，就會造成嚴重后果。
這些問題幾乎在所有的企業普遍存在，目前多數企業管理.層對文檔管理的重要性認識不足，對于電子文檔管理技術更是不甚了解。對于集中管理如此浩大的電子文檔，企業感到心有余而力不足。有的企業付出很多時間和精力去組織分類這些文檔，避免意外狀況發生，結果卻是不盡人意。如何科學管理這些海量的知識文檔使其不至于流失，并得到充分的利用，正是很多企業都深感頭疼的問題。，一些高效、有遠見的企業已經引入了電子文檔管理系統，以此取代傳統的文檔管理方式，率先享受到了先進科技帶來的便捷和利益。那些傳統的企業還在沿用著紙質文檔處理模式或者共享文件夾、文件服務器與FTP服務器等企業傳統的文件管理方式，花費很多寶貴的時間去打印、傳閱文件，還要聘專人專門整理文件、分類歸檔、入庫存放等事項，文件安全依然得不到保證。
們在實際工作中，制作表格，可能會碰到各種各樣的需求。有些需求，如果沒有真正碰到過，根本沒法想象。但是，碰到了，你就得想盡辦法去解決問題。
這就是一個典型的文件管理問題。經常要管理很多檔案、商務文件的小伙伴今天有福了。拉登教你批量管理文件的 3 個妙招，一并解決如下各種文件管理難題：
如何為文件清單快速添加分類信息；
如何快速統計不同類別的文件數量；
如何批量創建帶超鏈接的文件目錄；
最后還有一個小彩蛋。精彩馬上呈現：
下面是有一份文件清單表，需要給不同類型的文件添加分類名稱：Excel / PPT / 電子書等。
動圖中的操作要點：
? 插入標題行后打開篩選器；
? 按文件名篩選，輸入包含的字符；
? 選中擬輸入分類的區域；
? 輸入分類名稱；
? 按【Ctrl+Enter】批量填充到選中區域。
小知識
篩選-選中-輸入-【Ctrl+Enter】，是 Excel 中極其常用的一個組合拳。用來按條件篩選并批量修改數據。
在文件列表中，想查看某個類別下有哪些文件？利用篩選功能，輕輕松松實現。例如，查看所有 PPT 文件清單：
動圖中的操作要點：
? 選中第一行，按下快捷鍵【Ctrl + Shift + L】，快速打開篩選器；
? 點擊 B2 單元格【備注】的下拉菜單，選擇篩選的文件備注。
小知識
篩選是 Excel 中最為常用的一個關鍵技術。看似簡單輕巧，用法非常豐富，案例中的方法僅僅是冰山一角。
想知道哪一類文件數量的多少？只要隨隨便便一拖就能統計出來：.
動圖中的操作要點：
? 選擇任意一個數據
? 在【插入】選項卡中，找到并點擊【數據透視表】
? 把【備注】拖動到【行】區域，把【文件名】拖動到【值】區域
統計完成！
小知識
只要有分類名稱，利用數據透視表就能實現快速分類匯總統計。無論你的數據是 1 行，還是 10000 行，都只需要 1 秒。數據透視表是 Excel 中最具殺傷力的核武器。
有超鏈接，點擊就能直接打開相應的圖片、照片、文檔等文件。怎樣在 Excel 表格中批量創建超鏈接呢？需要用到一個 HYPERLINK 函數 。
動圖的案例中涉及的關鍵操作：
? 在 C2 輸入了如下公式：
=HYPERLINK("[C:\My Documents\Mybook.xls]")
? 向下填充公式，點擊 C 列「鏈接」就能查看對應文件。HYPERLINK 函數的結構如下：
因為鏈接地址是根據 A 列的文件名動態計算的，所以填充公式后，會鏈接到對應的文件上，點擊生成的鏈接也就能夠查看對應的文件了。
是不是超酷炫的！小伙伴們，手工操作是病！得治！