相信接觸過質量體系的人員，對體系文件一定不會感到陌生。
不少剛入行甚至是工作多年的體系老人，很多時候都會被體系文件的問題所困擾。花了大量的時間和心思，可是還是要不斷細化、要有可操作性，天天想的就是文件的事兒，甚至吃個飯聊個天都會互相開玩笑，“這道菜好吃，誰會做，給我們來個SOP唄”。
不難看出，文件是做好體系工作的基礎，一個公司質量管理的好壞，跟質量管理文件設計以及與公司實際情況結合的程度密切相關。
文件管理是體系運行的綱領性文件，也是企業管理核心的核心。
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其實,文件管理中最重要的兩個部分就是文件的分類、文件編碼。
為什么說文件分類重要呢？因為每個公司都有其各自文件的分類準則it服務管理體系 文檔，并不能說誰的好誰的不好，但是文件的分類，卻決定著你對文件管理的有效與否。
所以，文件如何分類，分類清楚與否，涵蓋是否全面直接決定著體系是否能夠受控、有效運行，文件的編碼匹配的好壞，則會直接影響文件唯一性、使用性、便捷查找等，不利于管理的同時，甚至會造成管理上的混亂。
通常情況下，質量管理體系文件包括：
（1）形成文件的質量方針和質量目標；
（2）質量手冊；
（3）GB/、標準中要求的形成文件的程序和記錄（GB/標準中規定應形成文件的程序有六個，標準增加兩個形成文件的程序），這八個程序文件是：文件控制程序、記錄控制程序、內部審核程序、不合格品控制程序、糾正措施程序、預防措施程序、質量信息程序和新產品試制程序；
（4）確保過程有效策劃、運行和控制所需的文件，包括記錄。
這些還只是一個體系的文件，更別說現在很多企業甚至連不同部門都分別有不同的體系要進行管理。
很明顯，用傳統的方式來管理這些體系文件，必然會出現問題。
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大家都知道，企業質量信息是質量管理的記錄和過程受控的重要憑證，質量管理體系中對質量記錄有著明確的要求。
目前很多企業還在采用紙質記錄的方式進行質量記錄，各部門分散管理各自直接相關的質量記錄。以手工處理的方法面對如此龐大的質量信息，難度可想而知。
這就給質量信息的共享、查詢和追溯造成不便。質量信息的不規范記錄給統計分析帶來了困難，質量信息的大量丟失隱藏著巨大的質量隱患。
要知道，企業的質量信息是企業挖之不竭的寶庫，是企業質量改進的金礦。
而如果能借助信息化工具來對質量信息的統計分析和進行深度挖掘，不僅能夠準確識別質量問題和改進點，有效提高產品質量，也大大降低質量成本。
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目前，還有不少企業任被體系文件管理的問題所困，他們當面臨的多數困擾如下：
管理成本增加
ISO質量體系對ISO文件管理的要求，需要有專門的部門和人員管理，其他部門協同參與，涉及面廣。伴隨著企業發展、更多體系的建立及傳統管理方式的不可復制性，導致管理難度越來越大，投入的人力、物力不斷增加，隱性管理成本也在飛速攀升。
紙質文件浪費量大，版本多、管理混亂
由于質量部不清楚產品流程，對文件份數的控制不夠全面，造成頻繁大量申請文件的情況
部分文件制作部門同時也是接收部門，造成反復復印、發放，浪費資源。
ISO文件的安全受控
缺乏文件的安全控制，特別是核心機密文件的安全管控、防泄漏
缺乏外來文件/客戶敏感文件的有效管控。
ISO文件管理要求難以貫徹執行
ISO文件管理要求的貫徹執行，需要有專門的部門和人員，通過一些有效而便捷的方法，不間斷跟蹤、調整，從而使各種ISO文件在實際執行中，利于各部門人員的運用，并且在實踐中不斷修正，使之更利于操作。
管理規范與效率問題
質量部對文件的輕重緩急程度不清楚，當遇到大量文件發放時，相對較急的文件存在不能及時發放的問題。
沒有培訓管理體系
目前企業的ISO文件培訓，都是下發文件給各部門讓各部門自行培訓。由于缺乏有效的培訓工具，培訓往往是形式主義，沒有做到培訓前制定計劃、培訓后做好總結并保留所有的培訓記錄的完善培訓體系。
風險控制與追溯
對于ISO文件沒有進行風險控制與追溯，質量部常常打印大量的文件分發下去，而在時效期過后，由于回收難卻沒有完全回收，往往造成生產部門在使用過期的文件。
ISO文件常常是經過人工流程進行變更，使用周期較長之后不能追溯ISO文件版本和修改記錄，為以后質量問題的追溯造成極大的不便。
缺乏完善的流程監控機制，目前ISO文件管理流程是編制-標準化（排版）-審核-批準-發放（部門蓋章）-回收-作廢。但由于是純人工作業，因此沒有專人對整個流程過程進行監控。
使用、保管的效率低下
文件發放量較大、較急時，質量部不能及時進行文件回收it服務管理體系 文檔，只能要求接收部門自行回收、更新。
當接收部門沒有及時回收、更新，且不能有效的跟蹤時，將造成新舊版文件同時存在，有用錯文件的風險。
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針對上面這些企業常見的痛點問題，艾思歐IMS體系文件控制系統以體系文件標準為核心，以提高體系文件管理水平、固化體系文件審批流程、實現體系文件在線編審批和滿足企業體系文件一體化管理的要求而開發了一套體系文件全生命周期在線信息化管理系統。
所有的ISO文件都將可以通過艾思歐IMS實現全生命周期的嚴格管控，包括文件的編寫、修訂、審核、借閱、培訓、發布簽收、作廢保留、回收廢止等。
而且每一個只允許生效版本。比如我們可以一鍵分發至多個部門，自動生成我們的分發記錄不需要逐份手抄（比如平時1-2天的工作，1個流程就可以搞定）；
如發布新版本文件時候時，舊版本自動收回并作廢保留（不需要再逐份收回，線下去處理作廢保留工作等）……還能支持自動編號、更新版本、更新文控記錄。
此外，艾思歐IMS還有個優勢是支持多體系管理。
由于平臺的底層是基于的框架，即由一二三四級文件、外來文件及運行記錄組成，分為體系管理、體系運行、體系審核模塊，基本上所有的體系都是這類框架，因此所有的ISO、國標GB、汽車行業標準、CMA/CNAS實驗室管理體系均能得到支持。