無紙化辦公系統分析報告
無紙化辦公系統分析報告
1.有效地提高了工作效率
提高效率、信息共享、協同辦公是大多數企業實行無紙化辦公的最主一、推廣無紙化辦公帶來的便捷要的出發點。而現代企業規模日益擴大，管理者與被管理者之間的溝通協作愈加困難，而借住辦公自動化系統軟件，通過網絡傳輸等方式，企業的會議紀要、工作總結、質檢報告、通知通告等，都可以向特定對象予以發布，節省了大量文件印發、轉送、通知等方面的時間、人力和物力。同時，運用電腦進行操作后，文件的存檔、查找等更加方便，快捷，從而大大地提高了工作效率。
2.更好地體現了綠色環保
無紙化辦公除了讓大家“省力”，極大提高工作效率之外，“綠色環保”也是企業采用網絡互聯辦公系統的一個重要原因。利用互聯網絡進行無紙化辦公，在不知不覺中紙質文件大量減少。既節約了使用紙張以及打印、裝訂等相關費用，又符合國家提倡的綠色環保政策。
據此，有人對無紙化辦公提出相當樂觀的預測。認為不出多少年，紙張將被徹底“掃下辦公桌”，代之以經濟高效的數字化網絡辦公新模式；有人進行了大膽的測算，宣稱這場史無前例的辦公革命每年將從電鋸下拯救出大量用于造紙的樹木，從而為全球植被保護做出巨大的貢獻
二、推廣無紙化辦公面臨的阻力
1.對辦公自動化系統的理解差別很大
較傳統的辦公形式而言，“無紙化辦公”有兩個突出的優點：節省能耗、方便快捷。不過，此形式雖然被提出了很多年，但要真正做到“無紙化”還是比較困難的。辦公自動化的核心問題是如何提高日常辦公效率的問題。因此我們日常工作的所有內容都可以歸入辦公自動化系統處理的范疇，如文字處理、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、圖書管理、會
議管理、資料管理、檔案管理、生產計劃、技術管理、質量管理、成本管理、人事管理等等，都可以歸納到辦公自動化軟件的處理范圍之內。
而以上提到的種種日常工作，每個企業之間都有不同的管理辦法與工作流程，即工作標準不統一的問題。所以辦公自動化系統不會像財務軟件一樣很容易得到推廣，主要是財務系統有國家的政策和標準支持，有比較規范的做法可遵循，而目前辦公自動化系統還做不到。
2.使用人員的思想意識還需提高
“無紙化辦公”還需要員工有良好的意識去執行，這一點也是比較難堅持得。另外，現代化辦公環境對公司員工整體素質要求較高，至少能夠熟練地操作相關設備、設施，才能確保整個工作流程的順暢。
還有，過分依賴機器存儲信息、資料不免會遭受意外因素的影響，比如電腦病毒、機器故障、人為盜用等情況的發生。無紙化辦公要成為現實，改變人們的觀念和習慣非常重要。在人們的傳統觀念中，“白紙黑字”具有一定的權威性，是真實可信的。人們閱讀紙上的東西比較容易放松，而且不受時間地點的限制，書面的東西便于攜帶。另外，紙張有明顯的優點：同電腦屏幕相比，對于印或寫在紙上的內容，即使在照明條件很差的情況下，我們也能看得比較清楚無紙化辦公系統軟件有哪些，我們還可以很容易地在紙上隨意評注修改。同樣內容手寫件比電子郵件或軟盤存儲所顯示的信息量更多，身體語言流露其中，通過筆跡你可以感覺對方的情感、性格、文化修養等多方面的信息。
可信息化帶來的便利卻更多，例如：信息共享的優點，使你無論在何地，只要能連上互聯網就能辦公，網上辦公已得到人們的認同。還有新一代的辦公自動化系統提供了處理各個環節的相關知識，確保每一個使用者，都能夠隨時隨地根據需要，向專家學習、向企業現有知識學習無紙化辦公系統軟件有哪些，使員工在辦公自動化系統中的地位從被動向主動轉變，從而在提升每個員工創造能力的過程中，大大提高企業與機構的整體創新和應變能力。
3.辦公自動化技術也需要不斷創新
在辦公自動化系統的應用過程中，一些技術的應用也會推動其發展。
其中一個的重要問題就是簽名的事情。實際上還有很多技術細節需要完善，像網絡簽名認證技術、局域網絡通訊、文件網絡廣播等等。
目前在多數企業中電子文檔還無法完全取代紙質文件，許多上傳下達的請示、批復、通知等公文都仍然需要以紙質形式打印出來，蓋上公章、領導簽字然后才能生效。用以證明其文的真實性，有效性。因為網絡技術以及電子產品的不斷更新，導致電子文檔的安全性成為使用者最擔心的事情。
因此，如何使辦公自動化系統形成的電子文檔即具備紙質公文的嚴肅性，又能夠保證辦公自動化系統的系統安全、及時更新是推廣無紙化辦公的一個重大課題。
4.與其他系統的集成必將成為瓶頸
在企業工作的人們都知道，一般除了OA系統，企業信息化還有很多內容，例如財務系統、生產管理系統、進銷存管理系統、人力資源管理系統、CAD、CAPP等等。目前企業的應用現狀是：由于很多原因導致了大量的信息孤島式的建設，他們之間很少能夠緊密協調起來。各個系統之間無法進行數據聯系，導致大量的重復勞動，也導致數據不準確。信息孤島的存在導致信息存在很大的冗余，存在大量的垃圾信息，信息交流的一致性無法保證，個人、部門之間難于進行信息共享，領導也難于統攬全局。由于系統是有多個供應商提供的，即使想集成也存在很多難度，特別是數據庫不統一造成集成難度增加，更重要的是相互的配合也會成為很大的問題。
總之，我個人認為任何新舊事物的更替都是一個自然的過程，完全沒有必要進行過多的主觀干預。在條件允許的情況下完全可以進行一些嘗試。